نحو إصلاح وتطوير أرشيف المحفوظات لمؤسسات الدولة والجامعات العراقية

سوسن شاكر مجيد
(Sawsan Shakir Majeed)

الحوار المتمدن-العدد: 6795 - 2021 / 1 / 22 - 14:34
المحور: التربية والتعليم والبحث العلمي
    

ميعد ارشيف مؤسسات لدولة العراقية وجامعاتها الأرث الحضاري الذي يمكن الأحتفاظ به بطريقة حضارية كي تستفيد منه الاجيال المستقبلية وخاصة ان العالم اليوم يمر بثورة انفجارية من المعرفة والتكنولوجيا الحديثة التي يمكن من خلالها توثيق وترتيب وتصنيف الوثائق وأرشفتها وفق المعايير الدولية.
ولكن المتابع لأنشطة المؤسسات العراقية يجد ان الوثائق والمواد الأرشيفية والمصورات والرسوم الهندسية وغيرها تعاني من التلف والضياع والتلاعب وعدم المحافظة عليها بطريقة حضارية ويتضح الامر خاصة في المكتبات ، ووثائق التقاعد، والتسجيل العقاري، والأحتساب الضريبي ووزارة التربية وغيرها.
وفي دراسة علمية رصينة اجرتها الباحثة الدكتورة أمل فاضل عباس من الجامعة المستنصرية / قسم المعلومات والمكتبات بعنوان ( المحفوظات ، اجراءات الحفظ، والصيانة والفرز والتشذيب في مؤسسات ومراكز المعلومات العراقية) توصلت الى تحديد نقاط الضعف التالية:
1- ان دوائر الدولة والجامعات العراقية تحتفظ بالوثائق الورقية في الارشيف على الرغم من تصويرها بالمصغرات الفيلمية او تخزين معلوماتها في الحاسب الالي مما ادى الى تكديس الوثائق الورقية في المخازن.
2- ان هناك بعض المؤسسات تحتفظ بوثائق كبيرة الحجم مثل السجلات والمظاريف الكبيرة التي تحتوي أوراقا وخرائط ورسومات هندسية مما يؤدي الى صعوبة إخراج الوثيقة الى مكانها الصحيح وتعرض الوثائق للتلف السريع.
3- هناك عدد كبير من الوثائق المتشابهة والتي يتم تخزينها دون اتباع قواعد واجراءات سليمة لحفظها.
4- تحويل بعض الوثائق من ملف الى لأخر ولموضوع اخر مما يصعب الحصول عليها في المرات القادمة.
5- عدم اتباع الموظفين معايير محددة لحفظ التصميمات والرسوم والمصورات والعقود والاتفاقيات والمستندات الهامة والمستندات السرية وحفظ الرسائل التي تقادم عليها الزمن وحفظ الجرائد والمجلات وحفظ الأقراص والاشرطة الممغنطة.
6- عدم اجراء الصيانة للمحفوظات من حيث ترميم الاوراق والملفات وحماية الوثائق من التلف وغيرها
7- ضياع الكثير من الوثائق وملفات المؤسسات والتلاعب فيها او فقدان اوراق منها وعدم امكانية تداولها من قبل المستفيدين للاطلاع عليها
8- اتباع كل مؤسسة نظام خاص لحفظ وثائقها دون التنسيق مع الادارات الاخرى مما ترتب عليه مضاعفة اعباء الحفظ وتكرار الملفات
9- ضعف كفاءة ومؤهلات معظم موظفي المحفوظات وعدم الالتزام بالتعليمات من حيث التصنيف والترميز
10- الاعتماد على الحفظ التقليدي اليدوي وعدم الاتجاه الى الحفظ بالتقنيات الحديثة
11- عدم وجود نظام خاص لحفظ الوثائق السرية والمحافظة على درجة سريتها وخاصة ذات العلاقة بالأجهزة العسكرية والسياسية والدينية
12- عدم وجود دليل لنظام المحفوظات يحتوي على القواعد والإجراءات ونماذج العمل
13- افتقار المؤسسات الى أصحاب الخبرة والاختصاص في مجال حفظ وتوثيق المعلومات
14- غالبية اماكن الحفظ غير خاضعة للشروط الصحية من حيث توفير الوسائل الخاصة لحفظ المعلومات
وهناك العديد من العوامل التي تؤثر على سلامة الوثائق والمواد الأرشيفية على المدى الطويل وهي البيئة التي يتم فيها تخزين وعرض المواد اذ ان درجة الحرارة والرطوبة والضوء والملوثات تسبب تلف الكثير من الوثائق الأرشيفية، كما ان بعض الوثائق تتعرض للحرائق والفيضانات وتسرب مياه الامطار الغزيرة عبر السقوف وكلها تسبب الضرر في الوثائق.
كما ان هناك انواع عديدة من الحشرات التي تسبب تلف الوثائق ومواد الأرشيف ومن بينها الصراصير والخنافس والنمل الابيض فضلا عن وجود بعض الحيوانات كالقوارض والجرذان .
ومن أجل أصلاح وتطوير أرشيف المؤسسات والجامعات العراقية لابد من الاطلاع على تجارب الدول المتقدمة وخبراتها في هذا المجال ومنها مايلي:
اولا: الجمعية الأمريكية للمحفوظات ( الأرشيف ) Society of American Archivists SAA
تأسست الجمعية عام 1936 وتعد من اقدم واكبر الجمعيات المهنية للمحفوظات الوطنية في امريكا الشمالية وتضم امناء المحفوظات الامريكية
الرؤية:
تحقيق التميز المهني وتشجيع الأبتكار لضمان تحديد الهوية والمحافظة عليها والأستخدام للسجلات بشكل دائم.
الرسالة
تعزيز القيم وتنويع المحفوظات والأرشيفات والتي تعد المصدر البارز من الموارد المهنية ومركز الاتصالات الرئيس لأمناء المحفوظات الأمريكية.
الأثراء المعرفي وتعزيز مساهمة الأجيال الحالية والمستقبلية من خلال نصرة الجهود الرامية الى المحافظة وإمكانية الوصول الى الأدلة عن طريق النشاط البشري والسجلات القيمة الدائمة.
القيم التنظيمية:
ان جمعية امناء المحفوظات الامريكية ملتزمة بما يلي:
- تعزيز تقدم المكانة العامة للمحفوظات
-ضمان التنوع في عضويتها من قادة، ومهنيين، ومسجلين للمحفوظات.
-تعزيز ثقافة الابداع والتجربة عبر الجمعيات
-توفير بيئة مفتوحة وشاملة وتعاونية
-توفير خدمات ممتازة للأعضاء
- تعميق المسؤولية الاجتماعية والمصلحة العامة
-تطبيق الشفافية والمساءلة والنزاهة والاحتراف في ادارة الانشطة
وتعد الجمعية المصدر الرئيسي في البلاد يحقق التمويل غير الربحي لمصلحة المحفوظات والأرشيفات والتبرعات.
وتقدم الجمعية البرامج والمنح الدراسية والبحوث والمنشورات والجوائز
وتوفر الجمعية مزيج من الموارد المطبوعة والالكترونية التي تخدم مهنة المحفوظات
-تقدم الجمعية التقويم والتعليم المستمر من خلال اقامة الدورات للأخصائيين في مجال المحفوظات الرقمية.
وصدر عن الجمعية مجموعة من المطبوعات منها:
-المباديء التوجيهية للنشر
-الاتجاهات في تطبيق المحفوظات
-نموذج تقييم المراجعين للأرشيف

ثانيا: الأرشيف الأوروبي European Archive
الأرشيف الأوروبي ومقره في امستردام وفرنسا وهو مؤسسة غير ربحية تعمل من اجل وصول الجميع الى المعارف واقامة الشراكات مع المكتبات والمتاحف والهيئات الاخرى والهدف هو جمع المعارف واتاحتها للجمهور قدر الامكان عن طريق الانترنت وغيرها من الوسائل.
لقد سهل الانترنت في جعل التراث الثقافي في متناول الجميع وبحرية تامة وان العملية الرقمية والرقمنة جعلت عملية التخزين والتقنيات من الممكن المحافظة عليها وتيسيير وصولها الى الجمهور.
ان تطوير البنية الأرشيفية على نطاق واسع في أوروبا والكفاءات ستكون المحفز لتطوير المهارات والدراية في مجال الحفظ والوصول الى المجموعات الرقمية
سيتم رقمنة جميع الاعمال الفنية والثقافية الهامة خلال العقد القادم وسيكون قد تم رقمنة معظم المحتوى الثقافي ( الكتب، الموسيقى، الصور، الصور المتحركة) لقد تم انشاء بنية تحتية في اوروبا لجمع وارشفة المواد الرقمية على نطاق واسع.
وتم انشاء الارشيف الاوروبي وجعله متاحا بعدد من اللغات وسيتم تمكين وصول الجمهور وبشكل مجاني لجزء كبير من التراث الثقافي الأوروبي وجعل اوروبا اكثر جاذبية في عالم الشبكات على الصعيد العالمي من خلال تطبيق التكنولوجيا في اقتناء وجمع الارشيف الرقمي وادارة وتخزين وسيتم تطوير مركز للتميز في مجال الانترنت
مشروع
واقامت المؤسسة مشروع APEnet الذي انطلق عام 2009 والهدف منه هو جمع المحتوى الرقمي الارشيفي الموجود في اوروبا وجعله متاحا على الانترنت من خلال:
-ايجاد الوسائل التي تغطي ملايين الوثائق الرقمية
-وثائق الافراد والاشياء الرقمية من خلال هذه الوسائل
-معلومات حول المجموعات الفردية والمؤسسات والمبدعين وتشمل المكتبات والمتاحف والمواد الأرشيفية والمكتبات الوطنية.
-تطوير بوابة الانترنت التي يمكن ان توفر اوصاف المواد الأرشيفية في المحفوظات الأوروبية والمكتبات والمتاحف
- وضع مجموعة من المحركات والمكونات الاضافية لتكون متكاملة في البوابات والأنظمة لتسهيل مساهمتها في المحفوظات عبر بوابة اوروبا
-دعم وتشجيع المستودعات الارشيفية للمساهمة
ثالثا: جمعية المحفوظات والسجلات Archives Records Association ARA
وهي هيئة مهنية رائدة في مجال المحفوظات وترميم الأرشيف وادارة السجلات في المملكة المتحدة وايرلندا وتهتم :
-التدريس والتطوير المهني المستمر وتحديد فرص العمل والمساعدة
-تقديم المشورة المهنية والاستفادة من المناقشات المفتوحة والمناظرات وجمع المعلومات وتقديم المشورة
-تطبيق المعايير العالية الجودة في توفير الرعاية للمحفوظات والادارة الفعالة لنظم السجلات بما في ذلك استرجاع المعلومات.
-حفظ السجلات على الصعيد الوطني من خلال اجراء المناقشات مع الحكومة المركزية والمحلية ومهني المعلومات والمجتمع المستخدم للارشيف
-وضع معايير السلوك المهني بما في ذلك المحافظة على السجل المهني
-توفير التدريب والتطوير لاعضاء المهنة
-تطوير المهارات المهنية للاعضاء من ارباب العمل والتي تساعدهم على القيام بوظائفهم الحالية والقيام بعملية البحث العلمي
-تعزيز مصالح الاعضاء وخدمة الأحتياجات المهنية الحياتية
-دعم وتطوير اعلى المعايير المهنية والاخلاقية من جميع الجوانب التي تدار بها السجلات والمحفوظات في جميع قطاعات المملكة وايرلندا
-اقامة ورش العمل والدورات حول مهارات حفظ السجلات والحفظ الرقمي والمحافظة على المحفوظات والمعلومات المهنية

رابعا: جمعية الأرشيف البريطانية الكولومبية Archives Association of British Columbia AABC
تأسست الجمعية عام 1990 من خلال اندماج جمعية كولومبيا البريطانية للمحفوظات ومجلس BCللمحفوظات وقد سميت هاتين المنظمتين ب AABC نيابة عن كل المحفوظات والمؤسسات الارشيفية في جميع انحاء المحافظة كعضو في المجلس الكندي للمحفوظات ورابطة المؤسسات الأرشيفية على الصعيد الوطني
الرسالة
تعزيز تنمية المجتمع الارشيفي من اجل الحفاظ على وتعزيز فرص الحصول على التراث الوثائقي الكولومبي البريطاني
الاهداف
توفير الخدمات لزيادة قدرة المحفوظات في جميع انحاء المحافظة
حفظ وتوفير امكانية الوصول الى التراث الوثائقي قبل الميلاد
بناء وصيانة كتالوج المحافظات دعما من الكتالوج الوطني
تخصيص برنامج لتنمية المحفوظات الوطنية ومصادر التمويل الاخرى .
توفير البنية التحتية لدعم فرص التواصل للأعضاء
التعليم والخدمات الاستشارية والفرص التعليمية وورش العمل في المحافظة على الأرشيف
صيانة وتطوير موارد الشبكة المستندة على الانترنت التي انشئتها الرابطة ارشيف كولومبيا البريطانية شبكة المعلومات الارشيفية البريطانية
توفير فرص التعليم وورش العمل والحلقات الدراسية للتطوير المهني للأفراد والمؤسسات وإدارة السجلات وتوفير الخدمات المرجعية العامة

خامسا: الأرشيف الوطني للمملكة المتحدة A The National Archives
الأرشيف الوطني الرسمي لحكومة المملكة المتحدة وانكلترا وويلز يرجع تاريخها الى اكثر من 1000 سنة وتقوم بعملية جمع وتأمين مستقبل السجل الحكومي سواء اكان رقميا او ماديا للمحافظة عليه للاجيال القادمة وجعله متاحا بيني متناول الأيدي
الرؤية
توفير الخدمات العالية الجودة وتعزيز تكافؤ الفرص والتنوع واختيار ورعاية السجلات والحد من التأثيرات البيئية
الأهداف
المحافظة على المحفوظات في جميع أنحاء انكلترا
المحافظة على المعلومات في المستقبل وتقديم المشورة للمحفوظات الاخرى
مساعدة افراد الجمهور والطلاب من جميع الاعمار لاستخدام السجلات في مجال البحوث والدراسات الخاصة
ادارة حقوق الطبع والنشر نيابة عن الحكومة
نشر التشريعات في المملكة المتحدة على الانترنت
اعطاء التراخيص لأعادة استخدام المعلومات من قبل القطاع الخاص
وضع إستراتيجية رقمية للمحفوظات الوطنية
برنامج الرقمنة
وضع السياسات لجمع السجلات
التبادل ألاستباقي للمحفوظات الوطنية وان تكون المنظمة منفتحة وشفافة والاستجابة للطلبات الحكومية من اجل الحصول على المعلومات المعينة ليتم نشرها وجعلها متاحة على الانترنت
نقل السجلات الى المحفوظات الوطنية
الاستحواذ على السجل التاريخي للحكومة والمحافظة على السجلات الرقمية والورقية وتوفير الخدمات الفعالة للباحثين
ويتوفر على الموقع اكثر من بليون وئيقة مؤرشفة يمكن الوصول اليها عبر موقع حكومة المملكة المتحدة

المقترحات:
1- تشكيل مجلس أعلى للمحفوظات والأرشفة في العراق يتكون من ممثلين عن الوزارات ومؤسسات الدولة والجامعات من اجل وضع المعايير الوطنية لتنظيم وترتيب المحفوظات والوثائق وأرشفتها وفق المعايير الدولية.
2- الأستفادة من التوجهات الدولية في رقمنة الوثائق والمستندات واستخدام التقنيات والبرامج الحاسوبية من اجل تحويلها الى صور رقمية وملفات على شكل PDF وتطبيق المعايير الدولية بحقها.
3- وضع إستراتيجية وطنية لضمان أرشفة وتوثيق الوثائق العراقية ولجميع المراحل التاريخية بالتنسيق مع المنظمات الدولية كاليونسكو والجمعيات الدولية غير الحكومية.
4- إنشاء موقع على الانترنت يضم الوثائق والمصورات والمستندات والكتب والأفلام وغيرها وإتاحتها للجمهور والباحثين وغيرهم
5- بناء وتطوير القدرات الوطنية العاملة في مجال الوثائق والأرشفة وتدريبها على الإجراءات الحديثة في الأرشفة والتصنيف والترتيب والمعالجة والحفظ وغيرها بالتعاون مع الخبراء الدوليين وعلماء العراق في المهجر من ذوي الاختصاص
6- توفير بيئة آمنة نظيفة لحفظ الوثائق وتصنيفها والاعتماد على التكنولوجيا الحديثة في عملية الحفظ والترقيم والتخلص من الملفات الورقية المكدسة في مؤسسات الدولة.
7- إقامة مؤتمر دولي حول واقع الأرشفة والتوثيق في مؤسسات الدولة وجامعاتها ودعوة المتخصصين والمنظمات الدولية من اجل تقديم الدعم والمساعدة من اجل الإصلاح والتطوير .
8- العمل على رقمنة جميع الأعمال الفنية والثقافية والإصدارات والموسوعات والتراث التاريخي لعلماء وسياسي العراق عبر الحقب الزمنية المختلفة بالتنسيق مع المنظمات الدولية.
9- اتباع الأساليب الحديثة في الخزن والترتيب والتصنيف ومعالجة الملوثات البيئية والمحافظة على الوثائق من التلف والضياع او التلاعب.
قدمة

#سوسن_شاكر_مجيد (هاشتاغ)       Sawsan_Shakir_Majeed#          

---

اشترك في قناة ‫«الحوار المتمدن» على اليوتيوب
حوار مع الكاتب البحريني هشام عقيل حول الفكر الماركسي والتحديات التي يواجهها اليوم، اجرت الحوار: سوزان امين	حوار مع الكاتبة السودانية شادية عبد المنعم حول الصراع المسلح في السودان وتاثيراته على حياة الجماهير، اجرت الحوار: بيان بدل

كيف تدعم-ين الحوار المتمدن واليسار والعلمانية على الانترنت؟

تابعونا على:

الفيسبوك

التويتر

اليوتيوب

RSS

الانستغرام

لينكدإن

تيلكرام

بنترست

تمبلر

بلوكر

فليبورد

الموبايل

كيفية إشراك-إيصال مواضيعكم أو مواضيع تهمكم  إلى اكبر عدد ممكن من القراء والقارئات