الأرشيف الإلكتروني :مزاياه وطرق انتاجه

جواد التباعي

الحوار المتمدن-العدد: 3968 - 2013 / 1 / 10 - 13:25
المحور: التربية والتعليم والبحث العلمي
    

يمثل الأرشيف أداة الحفاظ على التراث واسترجاعه للاستفادة منه في الحضر إلا انه يواجه تحديات التطورات التقنية لهذا يجب تحديث عرض الوثائق واسترجاعها لتحسين شروط البحث الذي ينبني على المعرفة الموضوعية القائمة على الوثائق،مما يستوجب التفكير الجدي في ملائمة هذا الأرشيف مع التطورات التي يعرفها البحث العلمي القائم على المعلوميات
مزايا النظم الرقمية :
تطور في الفترة المعاصرة وبشكل كبير استعمال التكنولوجيا والمعلوميات في الحياة الاجتماعية ،والثقافية، وبدأت مراكز الوثائق والأرشيف والمكتبات الوطنية لاعتماد النظم الرقمية التي توفرها المعلوميات ونوجز مزاياها فيما يلي :
1- المساعدة في الحفاظ على الوثائق النادرة والسريعة العطب من دون حجب الوصول إليها من الراغبين في دراستها
2- إظهار تفاصيل لا يمكن رؤيتها مباشرة على الوثيقة لا تظهر على المخطوط بسهولة حيث يستطيع الباحثون تفحص المخطوطة على الانترنيت بينما تبقى المخطوطة محفوظة بأمان في مكتبة .
3- سهولة استرجاع واستخدام الوثيقة وفقا للموضوع أو المنطقة الجغرافية أو الشخصية أو التسلسل الزمني أو للجهة التي صدرت عنها الوثيقة لا تتوفر في طرق التصنيف اليدوية .
4- عندما تحول الوثائق إلى الشكل الرقمي يمكن للمرء استرجاعها في ثوان، بدلا من عدة دقائق. كما يمكن لعدد كبير من الأشخاص قراءة الوثيقة الواحدة في الوقت نفسه ، ويمكن للباحثين الاطلاع عليها عبر الانترنيت بدل الحضور شخصيا إلى دار الوثائق ومكابدة مشاق السفر .
5- التوفير في مكان التخزين،حيث أن النسخ الالكترونية تشغل حيزا بسيطا وصغيرا في المجال.
طرق تحويل الوثائق إلى الأرشيف الالكتروني :
عندما تقررأي مؤسسة استخدام النظم الرقمية فلا بد لها من دراسة الخيارات التقنية ومزايا وعيوب كل منها ولابد لها من الموازنة بين ثلاث أمور .
• الحفاظ على الوثائق ، التكلفة سهولة الاستخدام .
• الخيارات التقنية :
• المسح ،وتحويل الصفحة إلى صورة،مع استخدام نظام التعرف على الأحرف ،وإدخال الوثيقة،أو الكتاب من جديد،عن طريق لوحة المفاتيح،وإدخال الوثيقة وفق معايير النصوص الفائقة. ومن الواضح أن طريقة الأولى هي الأنسب بالنسبة لمراكز الوثائق فهي تحافظ على شكل الوثائق كما هو في شكلها الورقي مع الأختام والأرقام والملاحظات المكتوبة على هوامش الوثيقة،وهي الطريقة الأرخص بالمقارنة مع الطرق الثلاث الأخرى.غير أن عملية المسح يجب أن تترافق مع فهرسة دقيقة للوثيقة وتحديد مواصفات،وكلمات مفتاحية،بهدف استرجاعها بصورة ملائمة موضوعيا.أما الإجراءات الداخلة في عملية الأرشفة فهي كالتالي :
1- المصور على الوثيقة بشكلها القابل للأرشفة ثم مسحها الكترونيا
2- فهرس الوثيقة
3- ضغط المعلومات:أي حفظ الصورة بحيث لا تأخذ حيزا كبيرا من قرص الخزن في قاعدة معطيات أو في ملفات حوامل مغناطيسية أو ضوئية
4- صفة إمكانية الاسترجاع الآلي للوثيقة
5- التوزيع عبر الشبكات الحاسوبية المختلفة .
أما أنواع حامل المعلومات الرقمية فهي :
- الوسائط المغناطيسية ،
- الأقراص المغناطيسية
- الأشرطة المغناطيسية الرقمية
- أبراج الأقراص الضوئية
وهي نظم نحفظ فيها عدة أقراص ضوئية،وإذا كانت سعة هذه الأقراص كبيرة فيمكن أن يصل حجم تخزين البرج إلى 100 ، 200 جيكا بايت إي ما يتسع لتخزين 8-4 مليار صفحة على شكل صورة ولكن سبيل هذه الأبراج أن زمن الانتقال من قرص إلى قرص ، كبير نسبيا يتراوح بين 8 ثوان و 30ثانية .
التجهيزات :
تختلف تجهيزات نظام الأرشفة باختلاف حجم الوثائق والغرض المطلوب من نظام الأرشفة ويمكن إيجاز مواصفات هذه التجهيزات فيما يلي :
• نظام استثمار أرشيف محدود جاهز مبنب حول حاسوب يمكن أن يتألف من حاسوب شخص مزود بقارئ CD-ROM مع مجموعة من الأقراص ، الليزرية التي تحتوي صور الأرشيف الجاهز وتكون تكلفة مثل هذا النظام محدودة .
• نظام إدخال واسترجاع مزود بوسائل إدخال الوثائق النضية ( الماسحات الضوئية ) ووسائل استرجاعها (مخطات عمل حاسوبية وهذه الوسائل والمحيطات مربوطة على شبكة محلية بحيث يتضمن النظام عدة محطات إدخال وعدة محطات استعراض .
أرشيف الانترنيت :
تتجه كثبر من المؤسسات في عصرنا إلى التوسع في استخدام الانترنيت ونشر معلوماتها الأساسية عليها غير أن بعض المؤسسات بدأت أيضا باستخدام الانترنيت كوسيلة للتخاطب مع الموظفين،ومع فروع المؤسسة،ومع الزبائن،والمصارف،والشركاء،والموزعين والمزودين،مما يجعل معظم نشاط المؤسسة الفعلي موجود بالفعل على الانترنيت.وقد ساعدت البرمجيات المكتبية الحديثة على تحويل عمل الموظف في المكتب الى جزء من مخزون الانترنيت ولا يقتصر ذلك على الشركات الخاصة،فطريقة العمل هذه بدأت تدخل المؤسسات الرسمية من أوسع الأبواب ولا يستثنى من ذلك بعض أهم الوزارات وأكثرها خوفا على أسرارها مثل وزارة الدفاع الأمريكية،ويشهد استخدام الانترنيت في البلدان المغاربية تطورات كبيرة وعلى دور الأرشيف المغربية بالخصوص،أن تحضر من الآن فصاعدا لمواجهة احتمالات المستقبل،وعليها أن تبني أبحاثا جديدة تحدد فيها معايير الأرشيف في الألفية الثالثة ومعايير السرية وطرق إتاحة الوثيقة وسهولة استرجاعها .
و كأي عمل بشري فان استخدام التقنيات الحديثة في مجال الأرشيف تواجه بعض المخاوف. معظمها تتعلق بأمن الوثيقة الكترونية،فمن المعروف أن صورة الوثيقة الورقية المحفوظة الكترونيا يمكن أن تتعرض للتخريب،أو التزوير المتعمد،كما يمكن أن تتعرض للتدمير غير المتعمد عندما تتقادم النظم والأجهزة ويضطر الفنيون إلى نقلها إلى نظم جديدة أو عند حدوث أخطاء في النظام،تستدعي إعادة تحميله،أو عندما يتعرض النظام الحاسوبي للفيروسات المدمرة الغير معروفة .
ولكن تراكم الخبرات وتقدم وسائل الحماية التكنولوجية،سمحت بتخفيض مستوى المخاطر الناتجة عن استخدام النظم الحاسوبية .لا تتهدم على مستوى المخاطر التي تتعرض لها الوثائق الورقية ونوجز ما يلي أهم التحفظات التي أبداها الموثقون تجاه النظم الالكترونية وطرق الحماية الملائمة التي ساهمت في تقليل قيمة هذه التحفظات وفي بعض الأحيان إزالتها وإهمالها وتتيح التقنيات الحديثة الزيادة في عصر الوثائق الافتراضي .
• هل ثمة بديل لنظام الوثائق الالكترونية ؟
قد يكون الخيار متاحا بين الاعتماد على نظام سقط ورقي أو السقط باستخدام الميكروفيلم أو نظام الأرشفة الرقمية.وذلك إذا كان موضوع الأرشيف هو الوثائق الورقية فقط أما عندما نتحدث عن الوثائق الالكترونية (أي الوثائق التي ننتجها النظم الحاسوبية وتؤدي عملها ضمن بيئة الكترونية بحثه)، فليس ثمة خيار سوى نظام الوثائق الالكترونية.ولذلك نستطيع أن نقول دون مبالغة أن أرشيف القرن الحادي والعشرين وهو أرشيف الكتروني بامتياز،ولن يكون ثمة خيار في استخدام النظم التقليدية ( ورق+ مكروفيلم) أو استخدام النظم الالكترونية فالخيار الوحيد للتعامل مع الوثيقة الالكترونية ومعالجتها و حفظها واسترجاعها هو اعتماد نظام الوثائق الالكترونية ، بل أصبحت الوثيقة الالكترونية هي الأصل والنسخة الورقية مجرد صورة للأصل حتى أن بعض الوثائق الالكترونية لا يمكن نقل بنيتها عند نسخها على الورق،وكذلك توسعت سلطةالأرشيف باتجاه المؤسسات الخاصة،والأفراد،والعائلات .عموما فإننا نجد في الوقت الحاضر نوعين من الوثائق والمصادر المنشورة الكترونيا الوثائق والمعلومات المتوفرة بشكل الكتروني،والتي يتوفر لها أيضا بديل تقليدي ورقي أو مصادر ورقية متكاملة .
وقصارى القول انه لا يجب أن نغفل ضرورة تطوير العلاقة بين المؤرخين،وأشكال وثائق الأرشيف الحديث لا سيما الأرشيف الالكتروني.كما يلزم المؤسسات الأرشيفية مواجهة تحديات مجتمع المعلومات وان تتبلور قدرتها على تقديم خدماتها وإلا فستضطر إلى إغلاق أبوابها وإذا لم نفعل ذلك من الآن نكون كمن يجلس مفكرا فوق سكة حديدية مطمئنا إلى أن القطار ما يزال بعيدا

#جواد_التباعي (هاشتاغ)      

---

ترجم الموضوع إلى لغات أخرى - Translate the topic into other languages

---

الحوار المتمدن مشروع تطوعي مستقل يسعى لنشر قيم الحرية، العدالة الاجتماعية، والمساواة في العالم العربي. ولضمان استمراره واستقلاليته، يعتمد بشكل كامل على دعمكم. ساهم/ي معنا! بدعمكم بمبلغ 10 دولارات سنويًا أو أكثر حسب إمكانياتكم، تساهمون في استمرار هذا المنبر الحر والمستقل، ليبقى صوتًا قويًا للفكر اليساري والتقدمي، انقر هنا للاطلاع على معلومات التحويل والمشاركة في دعم هذا المشروع.
 

كيف تدعم-ين الحوار المتمدن واليسار والعلمانية على الانترنت؟

تابعونا على:

الفيسبوك

التويتر

اليوتيوب

RSS

الانستغرام

لينكدإن

تيلكرام

بنترست

تمبلر

بلوكر

فليبورد

الموبايل