هل انت كاتب جيد للتقارير؟؟؟

عبد الرحمن تيشوري

الحوار المتمدن-العدد: 1720 - 2006 / 10 / 31 - 10:49
المحور: الادارة و الاقتصاد
    

هل تعلم ماهي وظيفة التقرير الاداري في الاتصال ؟؟؟

هذه محاولة للاجابة عن هذين السؤالين من واقع الخبرة الميدانية التي تحصلت لدينا في المعهد الوطني للادارة العامة ومن خلال التدريب العملي الميداني في وزارات ومؤسسات الدولة حيث يخضع الدارس المتدرب في المعهد الوطني للادارة العامة لفترتي تدريب كل منها اربعة اشهر ويعد خلال ذلك اربعة تقارير تقيم وتناقش من قبل لجان تشكلها ادارة المعهد وتعطى علامات ونقاط وتحسب بالنتيجة من تقييم الدارس خلال تخرجه في نهاية الفترة التدريبية التكوينية

جميع المدراء يكتبون التقارير

كل مدير أو موظف أو رئيس دائرة أو قسم أو نقابي أو غيره يقضي وقتا طويلا في كتابة التقارير التي يقدمها لرئيسه أو لجهات معينة في المؤسسة بهدف تسيير العمل ومتابعة البريد المطلوب وانجازه وبدون هذه التقارير لا يمكن إن يسير العمل في احدى المنظمات أو الوزارات أو المؤسسات علما إن البريد الا لكتروني يحل اليوم بعض الامور والقضايا لكن لاغنى عن التقارير
لكنني اقول لقرائي وزملائي والعاملين في المؤسسات والوزارات إن التقدم في المسار الوظيفي يعتمد على القدرة والمهارة في كتابة التقارير وقد وجدت الكثير من الموظفين وخاصة مدراء المدارس الذين يأتون إلى التربية بعمل ويسألون أو يطلبون منا إن نكتب لهم طلبا إلى السيد مدير التربية وهذا امر غير مقبول على الاطلاق ( عملت سابقا في التربية )
وليس معنى ذلك إن تكون محترفا لكن عليك إن تكون منتبها لما تريد قوله ثم تعبر عنه بالكلمات السهلة المتداولة التي يفهما من هو اعلى منك أو القارئ دون الخروج عن اصل وجوهر الموضوع

تقرير يوليوس قيصر إلى مجلس الشيوخ الروماني ؟؟؟

كتب قيصر ثلاثة كلمات معبرة قصيرة مختصرة واضحة وقد فهمها اعضاء مجلس الشيوخ الروماني وهي (( حضرت..... فرأيت ...... فغزوت ...... )) والجميع علم ماذا يعني واين حضر وماذا راى وكيف غزا ؟؟؟
لذلك يلعب التقرير دورا هاما في سهولة الاتصال وان تصل الرسالة كاملة دون أي فاقد اتصالي والتقرير مهم جدا وهو احد اهم اركان نظام الاتصالات الفعال في المنظمة أو المؤسسةالذي يحقق :
• انتاج وتجميع المعلومات
• نقل المعلومات في الوقت الملائم
• الاستخدام الكفء للمعلومات
• وضوح واختصار ودقة المعلومات

في الخلاصة نقول إن التقرير هو :
عرض مجموعة من المعلومات التي تتعلق بموضوع معين وتتضمن قدرا من التحليل المفصل لهذه المعلومات وذلك للخروج بنتيجة معينةقد تساعد الادارة على تنظيم العمل أو التخطيط أو الرقابة أو اتخاذ قار بمسالة معينة معروضة للنقاش واتخاذ القرار وكل مدير لا يعرف إن يكتب ويحلل التقارير هو حتما مدير فاشل

قواعد عامة لكتابة تقارير جيدة

• حدد قارئ التقرير من هو المرسل اليه ؟ ما هو مستوى تعليمه وثقافته ؟
• حدد هدف التقرير
• اجعل التقرير شامل للموضوع المطروح
• حاول إن تكون موضوعيا عند عرض ارائك ولا تسفه اراء الاخرين
• حاول والتزم باصول الكتابة من حيث اللغة والتبويب والتوثيق والاقتباس وكتابة المراجع
• راجع تقريرك قبل الطباعة النهائية
• راجع التقرير في صورته النهائية وجلده بشكل انيق وجذاب
• ضع خاتمة وخلاصة وحدد المقترحات والتوصيات
• اذا كان ممكنا الاستعانة بوسائل ايضاح سمعية وبصرية
• اجعل التقرير مرجعا واحتفط به للعودة اليه والتأسيس عليه أو تطويره
• توضيح المعنى بالرسوم البيانية والاشكال التوضيحية
• عدد صفحات اقل بحيث لا تستغرق وقت طويل للقراءة
• وضع سيمينار في نهاية التقرير لا يزيد عن صفحة يعطي الفكرة العامة ومضمون التقرير


اهداف عامة للتقرير
• نقل معلومات إلى الاخرين
• عرض مشكلة من المشكلات دون ابداء رأي
• عرض بدائل الحلول لمشكلة من المشكلات
• تحليل ظاهرة معينة
• عرض انجازات قسم أو ادارة أو لجنة أو ندوة أو مؤتمر
• عرض تقرير مهمة
• تحليل بيانات وحقائق مطلوب معرفتها بالتفصيل
• نقل انباء أو اخبار
• ارشاد المسئولين لاتخاذ القرار
• للاحاطة والعلم بما يحدث في الوزارة أو المؤسسة
• تحليل مواطن القوة والضعف في الوزارة أو المؤسسة
• للرد على تساؤلات المنظمات والجهات الخارجية

اهم انواع التقارير
*تقرير اخباري
*تقرير تحليلي
*تقرير رسمي
*تقرير غير رسمي
* تقرير دوري شهري ربعي
*تقرير غير دوري
*تقرير الرقابة على الاداء
*تقرير يتعلق بالمستقبل
*تقرير مالي
*تقرير الاتجاه
* تقرير ارباح وخسائر
*تقرير تكلفة
*تقرير مبيعات
*تقرير انتاج
*تقري واقع القوى العاملة
* تقرير خاص باي موضوع معين
تقرير مشتريات
*تقريرتغيير اذواق المستهلكين
* تقرير نتائج الاعمال
* تقارير مقارنة العام مع الماضي ومع المؤسسات المثيلة


مكونات التقرير بشكل عام
• مقدمة تتضمن موضوع التفري وهدفه والجهة كاتبة التقرير وسلطة الكتابة ومصير التقريروملخص له
• جسم التقرير ويتضمن عرض للبيانات وتحليل لها
• نهاية التقرير وتتضمن ملخص للتقرير واقتراحات وتوصيات والمراجع والملاحق والاشخاص الذين قدموا بيانات أو لقاءات
• مجلد مرقم انيق له اكثر من نسخة

#عبد_الرحمن_تيشوري (هاشتاغ)      

---

اشترك في قناة ‫«الحوار المتمدن» على اليوتيوب
حوار مع الكاتب البحريني هشام عقيل حول الفكر الماركسي والتحديات التي يواجهها اليوم، اجرت الحوار: سوزان امين	حوار مع الكاتبة السودانية شادية عبد المنعم حول الصراع المسلح في السودان وتاثيراته على حياة الجماهير، اجرت الحوار: بيان بدل

كيف تدعم-ين الحوار المتمدن واليسار والعلمانية على الانترنت؟

تابعونا على:

الفيسبوك

التويتر

اليوتيوب

RSS

الانستغرام

لينكدإن

تيلكرام

بنترست

تمبلر

بلوكر

فليبورد

الموبايل

كيفية إشراك-إيصال مواضيعكم أو مواضيع تهمكم  إلى اكبر عدد ممكن من القراء والقارئات