اهم عشرون مفتاح لادارة الوقت بفعالية

عبد الرحمن تيشوري

الحوار المتمدن-العدد: 2988 - 2010 / 4 / 27 - 09:58
المحور: الادارة و الاقتصاد
    

1- تحليل الوقت : إن عمل سجل بالأنشطة اليومية لمدة أسبوع واحد على الأقل يحتوي على زيادات قدرها 15 دقيقة يعد أساساً جوهرياً للتحليل الفعّال للوقت . وينبغي تكرار هذا السجل كل ثلاثة شهور على الأقل لتجنب الرجوع إلى ممارسات إدارة الوقت السيئة .
2- التوقع : يعد الإجراء التوقعي بشكل عام أكثر فعالية من الإجراء العلاجي ، فالوقاية خير من العلاج . لذا توقع الأمور غير المتوقعة وخطط لها ، مفترضاً أن أي خطأ احتمالي سيحدث فعلاً .
3- التخطيط : كل ساعة تمضيها في التخطيط الفعّال توفر من ثلاث إلى أربع ساعات في التنفيذ ، وتحقق نتائج أفضل . والتخطيط اليومي والتخطيط على المدى الطويل اللذان يتمان مسبقاً أو في وقت مبكر من اليوم ذاته ، وبما يتفق مع الأهداف قصيرة المدى والأحداث ، أمران جوهريان للاستفادة الفعّالة من الوقت الشخصي .
4- المرونة : الاتصاف بالمرونة في جدولة الوقت الشخصي قد يكون أمراً ضرورياً لاستيعاب الأحداث الخارجة عن سيطرة المرء ، وينبغي عدم الإفراط أو التفريط في جدولة الوقت .
5- الأهداف والأولويات : إن النتائج الأكثر فعالية يتم تحقيقها بشكل عام من خلال السعي الدؤوب وراء الأهداف المخطط لها وليس من قبيل الصدفة . وينبغي تخصيص الوقت المتاح للأولويات مرتبة تنازلياً ، لذا رتب أولوياتك والتزم بها وهناك مدراء يميلون في بعض الأحيان إلى إنفاق الوقت بمقادير مرتبطة عكسياً بأهمية المهام .
6- المواعيد النهائية : إن فرض المواعيد النهائية وممارسة الانضباط الذاتي في الالتزام بها يساعد المدراء على التغلب على الحيرة والتردد والتسويف .
7- البدائل : إن عدم التوصل إلى حلول بديلة في أي موقف معين يحد من احتمال اختيار الإجراء الأكثر فعالية .
8- الدمج : ينبغي تصنيف المهام المتماثلة وتوزيعها على أقسام يوم العمل لتقليل المقاطعات ( كاستقبال المكالمات الهاتفية على سبيل المثال) من أجل ترشيد الاستفادة من الموارد وترشيد بذل المجهود الشخصي .
9- مبدأ التركيز : بعض الجهود القليلة المهمة ( حوالي 20% ) تتمخض عن القدر الأكبر من النتائج (حوالي 80% ) . هذا المبدأ والذي يسمى أيضاً بقانون 20 /80 جعل المدراء الفعالين يركزون جهودهم على الأحداث القليلة المهمة مما يزيد احتمال وقوع هذه الأحداث ومن ثم تحقيق النتائج القصوى .
10- الفعالية : يمكن تعريف الكفاءة بأنها فعل أي شيء على النحو الصحيح ، والفعالية بأنها فعل الشيء الصحيح على النحو الصحيح . والجهد مهما كان كفاءته عادة ما يكون عديم الفعالية إذا تم بذله في المهام غير المناسبة في الأوقات غير المناسبة أو بنتائج غير مخطط لها .
11- مستوى التفويض ( القرار ) : ينبغي تفويض سلطة اتخاذ القرار إلى أدنى مستوى ممكن ، بما يتفق مع الحكم الصائب والحقائق المتاحة .
12- التفويض إلى المستوى الأعلى : عادة ما يشجع المدراء – دون إدراك- التفويض إلى أعلى (التفويض المعكوس) من خلال تشجيع مرءوسيهم على الاتكال عليهم في الحصول على الحلول ، مما يسفر عن قيامهم بعمل مرؤوسيهم .
13- تقليل من الروتين وتجنب التفاصيل : المهام الروتينية قليلة الأهمية بالنسبة للأهداف العامة ينبغي تقليلها أو دمجها أو تفويضها أو القضاء عليها بقدر الإمكان . وينبغي على المدراء الابتعاد عن التفاصيل غير الضرورية والاهتمام بالمعلومات المهمة فحسب وهذا هو ما يطلق عليه "الحاجة إلى عدم المعرفة" .
14- استجابة محدودة وإهمال اختياري : ينبغي أن تكون الاستجابة للمشكلات والمطالب التي تحتاج وقتاً قاصرة على حاجات الموقف الحقيقية . فبعض المشكلات إذا تركتها فإنها تمضي لحالها . ومن خلال اختيارك تجاهل هذه المشكلات التي تحل نفسها بنفسها عادة يمكنك توفير كثير من وقتك وجهدك للمساعي المفيدة (مبدأ الإهمال المحسوب) .
15- إدارة الاستثناء : ينبغي ألا يتم تبليغ الإداري المسؤول إلا بحالات انحراف الأداء الفعلي عن الأداء المخطط انحرافاً خطيراً وذلك من أجل توفير وقته وجهده .
16- الرؤية : إن احتفاظك بالأشياء التي تعتزم القيام بها في مجال رؤيتك يزيد من احتمال تحقيقك لأهدافك فأنت لا تستطيع فعل شيء لا تستطيع تذكره ، لذا اعتمد على نظام لحفظ الملفات أو على قوائم المراجعة
17- الإيجاز : وهو يزيد من الوضوح والفهم .
18- طغيان الأمور العاجلة : يحيا المدراء في توتر مستمر ما بين الأمور العاجلة والمهمة . فالمسألة العاجلة تتطلب تصرفاً فورياً وتحجب عن وعينا المسائل المهمة . وهكذا فإن المدراء يطغى عليهم الأمور العاجلة ويستجيبون – دون إدراك- للضغوط الملحة التي لا تنتهي . وهم بفعلهم هذا يهملون النتائج طويلة المدى للأعمال المهمة التي يتركونها دون إنجاز .
19- إدارة الأزمات : غالباً ما يدير المدراء أعمالهم من خلال الأزمات ، بمعنى أنهم يعاملون كل مشكلة كما لو كانت هناك أزمة وتتسبب متلازمة الاستجابة المفرطة هذه في الشعور بالقلق وإصدار أحكام خاطئة واتخاذ قرارات على عجل ، وتبديد الوقت والجهد .
20- ضبط المقاطعات : ينبغي أن تصمم عملية ترتيب الأنشطة والضوابط عليها من أجل تقليل عدد المقاطعات وتأثيرها ومدتها . ويكون ضبط المقاطعات بلباقة وصراحة .
الاستخدام الفعال للوقت له نتيجتان رئيسيتان :
إنجازنا المزيد من الأعمال .
شعورنا بالرضى عن التقدم الذي يتم إحرازه .
وبذلك تصبح نظرتنا للعالم من حولنا أقل تعقيداً ، ونتلهف إلى الذهاب إلى العمل ، وسرعان ما يلاحظ ذلك الزملاء والرؤساء .

#عبد_الرحمن_تيشوري (هاشتاغ)      

---

ترجم الموضوع إلى لغات أخرى - Translate the topic into other languages

---

الحوار المتمدن مشروع تطوعي مستقل يسعى لنشر قيم الحرية، العدالة الاجتماعية، والمساواة في العالم العربي. ولضمان استمراره واستقلاليته، يعتمد بشكل كامل على دعمكم. ساهم/ي معنا! بدعمكم بمبلغ 10 دولارات سنويًا أو أكثر حسب إمكانياتكم، تساهمون في استمرار هذا المنبر الحر والمستقل، ليبقى صوتًا قويًا للفكر اليساري والتقدمي، انقر هنا للاطلاع على معلومات التحويل والمشاركة في دعم هذا المشروع.
 

اشترك في قناة ‫«الحوار المتمدن» على اليوتيوب
حوار مع الكاتبة انتصار الميالي حول تعديل قانون الاحوال الشخصية العراقي والضرر على حياة المراة والطفل، اجرت الحوار: بيان بدل	حوار مع الكاتب البحريني هشام عقيل حول الفكر الماركسي والتحديات التي يواجهها اليوم، اجرت الحوار: سوزان امين

كيف تدعم-ين الحوار المتمدن واليسار والعلمانية على الانترنت؟

تابعونا على:

الفيسبوك

التويتر

اليوتيوب

RSS

الانستغرام

لينكدإن

تيلكرام

بنترست

تمبلر

بلوكر

فليبورد

الموبايل