مديريات التطوير الاداري في المحافظات ماذا فعلت وهل طورت ؟؟؟؟

عبد الرحمن تيشوري- شهادة عليا بالادارة - شهادة عليا بالعلاقات الاقتصادية الدولية

الحوار المتمدن-العدد: 4311 - 2013 / 12 / 20 - 23:36
المحور: الادارة و الاقتصاد
    

موعة عمل التطوير الإداري في المحافظات هل حققت الغاية من احداثها واين اثارها؟
أولاً: قرار إحداثها ومهامها
بتاريخ 9/7/2008، صدر القرار رقم 11/ن المتضمن تعديل تسمية مديرية الشؤون الإدارية في هيكلية النظام الداخلي لوزارة الإدارة المحلية لتصبح: مديرة التطوير الإداري على أن تتضمن:
1) شعبة تبسيط الإجراءات التوثيق.
2) شعبة التدقيق ومتابعة إنجاز البريد.
3) شعبة متابعة لجان التطوير والمبادرات.
وحدد القرار مهام دائرة التطوير الإداري بما يلي:
1- وضع خطط للتطوير الإداري في الوزارة والعمل على تنفيذها.
2- البحث عن آلية العمل المتبعة في كافة مديريات الوزارة وتطويرها.
3- متابعة آلية تبسيط إجراءات وتسهيل معاملات المواطنين بالتنسيق مع المديريات المعنية في الوزارة ومديريات التطوير الإداري في المحافظات.
4- خلق مرونة وسرعة في عملية تبادل المعلومات بين المديريات المعنية في الوزارة والمحافظات.
5- متابعة آليات التدقيق الإداري لأساليب العمل في مديريات الوزارة.
6- دراسة اختصار الدورة المستندية للبريد والمعاملات المتعلقة في مديريات الوزارة.
7- متابعة تنفيذ نتائج الدراسات المتعلقة باختصار الدورة المستندية للبريد والمعاملات التي تقوم بها مديريات التطوير الإداري في المحافظات.
8- تنفيذ جولات ميدانية على كافة المحافظات والوحدات الإدارية والبلديات والجهات التابعة لها لمتابعة آلية تبسيط إجراءات معاملات المواطنين.
9- متابعة تنفيذ خطط تطوير آلية عمل المديريات في الوزارة ومديريات التطوير الإداري في المحافظات.
10- متابعة نتائج اجتماعات المحافظين ومؤتمراتهم والعمل على تنفيذ مقرراتهم مع الجهات المعنية.
- بناء على هذا القرار صدر القرار رقم 132/ق تاريخ 7/1/2009 والذي شكلت بموجبه مجموعة عمل مهمتها متابعة تنفيذ مهام التطوير الإداري، وتضمن القرار ما يلي:
- تقوم مجموعة العمل بتوصيف كل مديرية في الوزارة حسب الواقع الراهن لآلية عملها مع الاقتراحات المناسبة ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها من السيد الوزير.
- تضع مجموعة العمل خطط عمل تنفيذية.
- يشرف على هذه المجموعة مدير الشؤون الإدارية والتطوير الإداري.
وبتكليف من السيد المدير تم الانضمام إلى هذه المجموعة والعمل معها وحضور اجتماعاتها.
ثانياً: أعضاء المجموعة:
تشكلت مجموعة العمل من 7 أعضاء من المديريات المختلفة في الوزارة وهم:
- معاون مدير المجالس المحلية.
- معاون مدير الرقابة الداخلية.
- موظف من مديرية الدراسات والشؤون القانونية.
- موظف من مديرية المدن الصناعية.
- موظف من مديرية المعلوماتية.
- موظف من مديرية الطبوغرافيا.


ثالثاً: الخطة التي وضعت من قبل أعضاء المجموعة:
في أول اجتماع لها بتاريخ 18/1/2009 تم تحديد شكل الخطة التي سوف تعمل وفقها مجموعة عمل التطوير الإداري، وتم تحديدها بأنها خطة تنفيذية لترجمة المهم الواردة في القرار 110/ن مع الأخذ بعين الاعتبار:
- الزمن اللازم للتنفيذ.
- الكلفة المادية.
- الأهداف.
وحدد شقين للتنفيذ:
شق داخلي: يبدأ من مديريات الوزارة نفسها.
شق خارجي: لتطوير الأجهزة التابعة للوزارة في المحافظات.
- وضع الجدول الزمني اللازم لدراسة الوضع القائم على أرض الواقع، بحيث تتركز هذه الدراسة على البحث عن المشكلة من خلال آلية العمل، ومتابعة سير المعاملة وأين توجد أماكن الاختناق، والمقارنة بين التوصيف الوظيفي الوارد في النظام الداخلي وبين وضع العاملين على أرض الواقع.

اسم المديرية
المدة الزمنية اللازمة لدراستها
1- مديرية الشؤون الإدارية والتطوير الإداري 5 أيام
2- مديرية الدراسات والشؤون القانونية 7 أيام
3- مديرية المجالس المحلية 5 أيام
4- مديرية الشؤون المالية 5 أيام
5- مديرية شؤون العاملين 5 أيام
6- مديرية التخطيط والإحصاء 5 أيام
7- مديرية الشؤون الفنية 3 أيام
8- مديرية المعلوماتية 2 يوم
9- مديرية العلاقات العامة 1 يوم
10- مديرية المتابعة 3 أيام
11- دائرة المحاسبة 3 أيام
- وتم البدء بمديرية الشؤون الإدارية والتطوير الإداري وتحديداً من الديوان العام باعتبار أن أية معاملة عندما تدخل إلى الوزارة سوف تدخل أولاً إلى الديوان العام لتسجيلها. على أن يتم العمل وفق ما يلي:
1) رصد المعاملات التي تدخل إلى الديوان العام لمدة أسبوع مع المدة الزمنية التي تبقى فيها المعاملات في الديوان قبل أن توزع على المديريات.
2) ما هو حجم المعاملات الذي يذهب إلى كل مديرية، ورصد المدة الزمنية التي تبقى فيها المعاملة في كل مديرية ومتى تخرج منها.
وتم الاتفاق على أن تجتمع المجموعة يوم واحد في الأسبوع للمناقشة.
رابعاً: ما تم إنجازه:
1- الديوان العام- مديرية الشؤون الإدارية والتطوير الإداري.
2- مديرية الدراسات والشؤون القانونية.
أ - الديوان العام: قامت مجموعة العمل بالوقوف على واقع العمل في مديرية الشؤون الإدارية والتطوير الإداري (الديوان العام) واطلعت على آلية العمل المتبعة مع كافة المديريات في الوزارة ووضعت تقريرها * متضمناً المقترحات التالية:
- إعداد كتب لكافة المدراء لاستلام البريد الخاص بالمديرية عن طريقه حصراً وفي حال غيابه يكلف معاون المدير بذلك.
- إعداد كتب إلى المدراء بخصوص فتح سجل خاص بالقرارات والأوامر الإدارية ومحاضر الاجتماعات وتشكيل اللجان، والمراسلات التي تصدر عن المديرية والتي تحتاج إلى متابعة، وتقديم تقرير أسبوعي عن المعاملات المتأخرة الإجابة عليها.
- إعداد كتب إلى المديريات بأرقام وتواريخ الكتب الواردة إلى الديوان العام في الوزارة والمحالة إليهم ولم يعرف مصيرها لموافاة مديرية الشؤون الإدارية والتطوير الإداري (الديوان العام) بأرقام وتواريخ الكتب التي تم حفظها أو قيد المعالجة للحفظ على الحاسب.
- وقد تم تفريغ هذه المقترحات في تعاميم مصدقة وزعت على المديريات المعنية.
ب- مديرية الدراسات والشؤون القانونية:
قامت المجموعة بالوقوف على واقع العمل في مديرية الدراسات والشؤون القانونية واطلعت على آلية العمل، وتم اقتراح ما يلي:
- حصر معالجة أضابير الاستملاك بمهام مديرية تنفيذ التخطيط.
- تشكيل مجموعة عمل من مديرية الدراسات القانونية ومديرية المدن الصناعية لدراسة تعديل مهام المدن الصناعية والدراسات القانونية في إطار أحكام النظام الداخلي للوزارة، وتعديلاته.
- رفد مديرية الدراسات والشؤون القانونية بمهندس لدراسة أضابير العقود من الناحية الفنية.
- تكليف مديرية المعلوماتية بتأمين نظام للعقود.
- تتبع تنفيذ القرارات مع الجهات المعنية ورفع تقارير دورية للسيد الوزير.



خامساً: التقييم:
أ - إن أفضل طريقة لتقييم أداء المجموعة هي التقييم وفق النتائج المحددة التي تم إنجازها بحيث لا يحتاج الشخص إلى السمات الشخصية للموظفين في التقييم بل يركز على ما كان متوقعاً من هؤلاء الموظفين ومدى قرب ما أنجزوه مما كان متوقعاً منهم*.

التقييم وفق النتائج
اسم المجموعة مجموعة عمل التطوير الإداري
الوظيفة تنفيذ الخطة الزمنية التي تم وضعها لدراسات المديريات في الوزارة.
النتائج المتوقعة النتائج التي تم تحقيقها
الأسبوع الأول:
دراسة آلية العمل في الديوان العام استمر الدراسة مدة شهر
الأسبوع الثاني:
دراسة آلية العمل في مديرية الدراسات استمرت الدراسة أكثر من شهر
الأسبوع الثالث:
دراسة آلية العمل في مديرية المجالس المحلية لم يبدأ العمل بعد
الأسبوع الرابع:
دراسة آلية العمل في مديرية الشؤون المالية لم يبدأ العمل به بعد

ب- أهم المشاكل المعيقة لسير العمل:
- عدم مثابرة أعضاء المجموعة على حضور اجتماعاتها الأسبوعية، بسبب انشغالهم بأعمالهم في الوزارة بحيث أصبح حضور الاجتماعات يتم حسب التفرغ.
- إعادة النقاش من جديد عند حضور عضو جديد لم يكن حاضراً في الاجتماع السابق مما يؤدي إلى إضاعة الوقت في المناقشات وتأجيل العمل.
- شعور الأعضاء الملتزمين في المجموعة بعدم جديتها وجدواها مما أدى إلى تراجع تمسكهم بها مع مرور الوقت.
ج- لأداء أكثر فعالية:
- إن مجرد صدور القرار بإحداث مديرية للتطوير الإداري في الوزارة يعتبر خطوة مهمة يجب أن تتعزز عن طريق إيجاد الطريقة الأمثل لاستغلال هذا القرار وتفعيله بأفضل وسيلة ممكنة لتحقيق أفضل النتائج.
فمن الممكن:
* إعادة تشكيل مجموعة العمل من أعضاء أكثر قدرة على الالتزام بتنفيذ الخطة الموضوعة.
* منح هذه المديرية الاستقلال، ورفدها بكادر مؤهل، وأكثر قدرة على المبادرة لتنفيذ مهام هذه المديرية الواردة في قرار إحداثها.
- عدم الاكتفاء بتفريغ مقترحات مجموعة العمل بتعاميم موقعة من الوزير، بل يجب متابعة مدى تقييد المديريات بهذه التعاميم، وإلا ستبقى حبراً على ورق وستكون جهود المجموعة عبارة عن إضاعة للوقت*.


العناوين الرئيسية لمؤشرات التطوير الإداري
1 – مؤشرات التنظيم الإداري
1- مؤشرات التخطيط
- وجود أهداف للتخطيط .
- أنواع التخطيط المستخدم ونسبها.
- مدى توفر وسائل التخطيط.
- عوائق القيام بعملية التخطيط .
- عوائق تنفيذ التخطيط .
- مدى سهولة التنسيق بين الوحدات التنظيمية.
- مدى التركيز على التفكير المستقبلي.
- مدى التركيز على العامل التعاوني.

2- مؤشرات التنظيم
- مدى تناسب الأهداف مع الأنشطة والأعمال .
- مدى جودة تنظيم الموارد البشرية ضمن خلايا عمل لتنفيذ الأنشطة والأعمال المناطة بها.
- تقييم الهيكل الإداري التنظيمي وخطوط السلطة وعلاقات الربط فيه.
- مدى توازن مهام الموارد البشرية مع صلاحياتها ومسؤولياتها.
- مدى التجاوزات الإيجابية التي تتم في التنظيم لأداء الأعمال المطلوبة .
- مدى تحقيق العدل في توزيع المهام .
- مدى وضوح وتنسيق العلاقات العمودية والعلاقات الأفقية.

#عبد_الرحمن_تيشوري-_شهادة_عليا_بالادارة_-_شهادة_عليا_بالعلاقات_الاقتصادية_الدولية (هاشتاغ)      

---

اشترك في قناة ‫«الحوار المتمدن» على اليوتيوب
حوار مع الكاتب البحريني هشام عقيل حول الفكر الماركسي والتحديات التي يواجهها اليوم، اجرت الحوار: سوزان امين	حوار مع الكاتبة السودانية شادية عبد المنعم حول الصراع المسلح في السودان وتاثيراته على حياة الجماهير، اجرت الحوار: بيان بدل

كيف تدعم-ين الحوار المتمدن واليسار والعلمانية على الانترنت؟

تابعونا على:

الفيسبوك

التويتر

اليوتيوب

RSS

الانستغرام

لينكدإن

تيلكرام

بنترست

تمبلر

بلوكر

فليبورد

الموبايل

كيفية إشراك-إيصال مواضيعكم أو مواضيع تهمكم  إلى اكبر عدد ممكن من القراء والقارئات