حول أسس تطوير الخطة الاستراتيجية وكيفية تنظيم الميزانيات والتقييم

حسام عبدالله

الحوار المتمدن-العدد: 2105 - 2007 / 11 / 20 - 10:21
المحور: الادارة و الاقتصاد
    

*عملية تنظيم الجهود: وتعني تنظيم الجهود التي سوف تبذل في عملية التخطيط بحيث يتم استثمار الوقت المبذول بفاعلية. ويحتاج تنظيم الجهود الى:-
1- اتخاذ قرار التخطيط
* من المهم قبل بذل الجهود الكبيرة في عملية التخطيط ان يتم التوقف للخطة للاجابة على السؤال لماذا نحن نخطط؟ ما الفوائد؟ ما المعوقات؟ وكذلك من الضروري خلق توازن يبين الفوائد والمعوقات ومن ثم اتخاذ القرار المناسب.
2- الحصول على الالتزام
* من القضايا الملحة والضرورية لعملية التخطيط هي الحصول على الالتزام من قادة الجمعية والعاملين بأتجاه التخطيط ونتائجها.
* وفي حالة حصول أي مشكلة بين قادة الجمعية او العاملين فيها بما يخص التزامهم بعملية التخطيط ونتائجها فمن المجدي اتباع الطرق التالية للتغلب عليها وللحصول على الالتزام المطلوب:
أ- زياة المعرفة والاطلاع على استخدام التخطيط كوسيلة للارتقاء بالجمعية( المصادر: كتب، مقالات، دورات تدريبية....)
ب- استعراض ومناقشة الفوائد التي يمكن ان تجنيها الجمعية من عملية التخطيط
ت- وضع ملخص عام لخطوات عملية التخطيط.
3- تحديد المساعدات الخارجية:
- من المهم في هذه المرحلة تحديد اذا كان مسؤولو الجمعية لديهم الخبرة والمعرفة الكاملة في ممارسة عملية التخطيط او ان الجمعية بحاجة لخبرات خارجية لمساعدتها في هذه العملية.
مثلا: كتب، مقالات، ورشات عمل ودورات، مستشارين، خبرات مؤسسات مارست التخطيط في السابق....الخ
4- وضع ملخص لعملية التخطيط
- اهم الاهداف هي تلخيص خطوات عملية التخطيط، بمعنى تحديد الخطوات التي سوف يتم اتباعها لانجاز الخطة الاستراتيجية للجمعية.
* وكذلك لابد من وضع المدة الزمنية التي سوف تغطيها الخطة الاستراتيجية في هذه المرحلة
_ الجمعيات غير الربحية الضغيرة من 2-4 سنوات
_ الجمعيات غير الربحية الكبيرة من 3-4 سنوات
5- تشكيل فريق التخطيط
فريق التخطيط عادة يتكون من 5 الى 8 افراد وهو قد يشمل:
_ اعضاء من مجلس الامناء للجمعية
_ رئيس الهيئة الادارية في الجمعية.
_ اداريين اساسيين في الجمعية.
_ بعض الموظفين.
_ اشخاص من خارج الجمعية( اخصائيين، منتفعين، ممولين)
_ مستشاريين.

تحليل الوضع القائم:
الهدف من هذه الخطوة هو النظر الى جمعيتك والى ظروف منطقة عملها بنظرة ثاقبة ومن ثم تحديد القضايا المركزية لضمان نجاحك في المستقبل ومن ثم يعتمد التحليل على المعرفة التالية:-
1- تاريخ وحاضر الجمعية:
* بعض افراد فريق التخطيط ربما لا يكونوا على اطلاع بتاريخ الجمعية الامر الذي قد يؤثر سلبيا على اتجاهات تفكيرهم وقراراتهم بما يخص عملية التخطيط ولذلك من المهم استعراض تاريخ الجمعية امام اعضاء فريق التخطيط في هذه المرحلة.
* افضل طريقة لاستعراض تاريخ الجمعية بان يتم تقديم شرح ملخص من قبل شخص او شخصين على اطلاع بتاريخ وحاضر الجمعية بحيث يقوموا بتغطية النقاط التالية...
أ- بداية تأسيس الجمعية ورسالتها الاصلية ومجال خدمتها الاول.
ب- الاحداث البارزة التي مرت على الجمعية منذ تأسيسها حتى الوقت الحاضر.
ج- انجازات الجمعية واخفاقاتها.
د- الوضع الراهن في الجمعية.
2- رسالة الجمعية:-
العمل المطلوب في هذه المرحلة هو الاجابة على الاسئلة: هل رسالة الجمعية واضحة؟ هل من الضروري تغيير او اجراء تعديل في رسالة الجمعية في السنوات القادمة؟.
من الصعب على القائمين على الجمعية رسم صورة للمستقبل دون ان يكون لديهم تصور واضح عن اهداف وجود الجمعية.
3- الفرص المتاحة والتهديدات المتوقعة.-
الهدف من هذه الخطوة هو تحديد القوى الرئيسية من خارج الجمعية والتي سوف تؤثر في نجاح او فشل الجمعية هذه القوى تشمل:
أ- المنتفعين من خدمات الجمعية
ب- المنافسين للجمعية وحلفاءها
ج- الظروف الاجتماعية والسياسية والاقتصادية والتكنولوجية.
4- نقاط القوة والضعف في جمعيتك:-
من المهم معرفة نقاط القوة والضعف في جمعيتك وهل جمعيتك تمتلك الخبرات والموارد اللازمة لمواجهة المستقبل والظروف الخارجية المتغيرة؟

* خلال هذه الخطوات يجب ان يركز فريق التخطيط على الاجابة عن الاسئلة التالية:-
هل الجمعية لديها الموظفين المدربين والمؤهلين؟ هل عددهم كافي؟

هل الجمعية لديها الخبرات العلمية؟
هل الجمعية تمتلك الموارد المالية الكافية لمواجهة المستقبل؟
هل الجمعية لديها التسهيلات اللازمة لأداء مستقبلي جيد؟
5- القضايا المستقبلية الملحة:-
الهدف من هذه الخطوة هو وضع ملخص شامل بالقضايا الملحة التي تواجهها الجمعية بما يخص المستقبل. ولأنجاز هذا الهدف على فريق التخطيط اعادة مراجعة العمل الذي تم انجازه في هذه الخطوة؟
صياغة ومراجعة الخطة الاستراتيجية
الهدف الرئيسي من هذه الخطوة هو الحصول على المسودة الاولى من الخطة الاستراتيجية للجمعية مكتوبة على الورق ومن ثم مراجعتها ومن ثم اعداد الصيغة النهائية للخطة الاستراتيجية.
الخطوات هي:-
1- الاتفاق على الخطة الاستراتيجية:
من المهم لفريق التخطيط الاتفاق على صيغة للخطة الاستراتيجية قبل البدء بكتابتها واعدادها وذلك للخروج برأي موحد عن محتويات الخطة الاستراتيجية.
2- كتابة المسودة الاولى:
قبل كتابة المسودة يفضل ان يجتمع فريق التخطيط لمناقشة واقرار المعلومات تحت كل بند، فبعد الانتهاء من مناقشة البنود فمهمة الصياغة وكتابة الخطة الاستراتيجية يجب ان تلقى على عاتق عضو او عضوين من فريق التخطيط.
3- مراجعة المسودة الاولى:
بعد الانتهاء من صياغة المسودة الاولى يجب ان يجتمع فريق التخطيط لمراجعة المسودة ويفضل ان يدعى لهذا الاجتماع كل من موظفي الجمعية، صانعي القرار فيها وبعض الجمهور المؤازر للجمعية وكذلك يفضل دعوة بعض الممولين.
* وعملية مراجعة المسودة يجب ان تتركز على النقاط التالية:
أ- محتوى الخطة الاستراتيجية بشكل عام؟
ب- ما رد الفعل العام على الخطة المفروضة؟
ت- ما نقاط القوة في الخطة الموضوعة؟
ج- ما نقاط الضعف في الخطة الموضوعة؟
ح- ما المقترحات اللازم اتباعها لتطوير وتقوية الخطة الموضوعة؟
د- ما المخاطر المحتملة؟
4- الصيغة النهائية للخطة:
في هذه المرحلة يجب اجراء التعديلات المطلوبة في الخطة الاستراتيجية بناء على التوصيات من الخطوة السابقة، ويتم عقد اجتماع عام يدعى اليه فريق التخطيط، مجلس الامناء، الهيئة الادارية، الموظفين لاقرار الخطة.
الميزانية في المؤسسات الاهلية
1- دور الميزانية
أ- مؤشر على قدرة الجمعية على التواصل وتعكس الكفاءة الادارية
ب- ادارة هامة لمتابعة انجاز العمل
ت- ادارة هامة لتحويل الافكار النظرية الى افكار عملية قابلة للتطبيق
ج- تعكس حجم الشفافية والمحاسبة داخل الجمعية
2- دور الإدارة المالية
ا- اعداد الموازنة التقديرية
ب- امساك الدفاتر المحاسبية
ت- اظهار الوضع المالي الحقيقي للمشروع
ث- اعداد قوائم دورية مقارنة مع الموازنات
ج- استلام الاموال النقدية والشيكات
ح- العمل على تحصيل الديون
خ- رقابة الاجور والتكاليف
د- اعداد الاحصائيات المطلوبة
ذ- مسك سجلات دائمة للاجور والمكافأت
ف- تخطيط وتنسيق ورقابة الاعمال المكتبية
ق- التعاون مع مديري الانتاج والتسويق والافراد
هـ- اعطاء النصح للمدير العام فيما يتعلق بالماليات
و- الاتصال بالممولين
ط- دراسة التوسعات في المشروع
ظ- دراسة جدوى شراء الاصول او الايجار
ع- دراسة المشروعات التي تقدم لجهات التمويل
غ- متابعة التقارير المالية والانشائية لجهات التمويل
ك- الرد على استفسارات الممولين
ي- التقييم المالي للمشروع وتحديد مواطن الضعف والقوة واقتراح الحلول مما سيق يتضح ان الإدارة المالية تمثل مفهوم متكامل اشمل من مجرد الحسابات وامساك الدفاتر والرقابة الداخلية وتخطيط النقدية.
التقييم
يعد التقييم واحد من اهم مراحل العملية الادارية وجزء لايتجزأ من عملية ادارة أي مؤسسة او برنامج سواء كان ذو صفة تجارية او تنموية او غيرها فالتقييم يعد اداة هامة في متابعة وقياس التقدم والانجاز المتحقق طبقا لاهداف البرنامج/ المشروع وقياس كفاءة وفاعلية الاداء والجهد المبذول في هذا الصدد وتوضيح التغيرات المطلوبة والمساعدة على التخطيط بفاعلية اكثر من اجل المستقبل. والتقييم له اهمية خاصة بالنسبة للعمل التنموي فالمشروعات التنموية لا تتضمن فقط تقديم خدمات او انشطة على المدى القصير او المتوسط لكنها تسعى الى احداث تغيرات مجتمعية بعيدة المدى ذات طابع كيفي ومن هنا فان التقييم لا يقتصر فقط على تقييم كمي --- أي التعامل فقط مع الاشياء يمكن ان تحصى او تقاس مثال عدد الافراد المشتركين في البرنامج او عدد المنتجات او الخدمات المنتجة او كمية الموارد المالية المتاحة او المطلوبة او التكلفة المالية لادارة برنامج ما – ولكنه يضم ايضا عناصر يصعب حسابها او قياسها مثل التحولات والتطورات في السلوك او الاتجاهات او القدرات او القيم او الدوافع...الخ
اهداف التقييم:-
التقييم لايستطيع ان يفعل كل شي او ان يكون دواء لكل العلل ومع ذلك فان ما يستطيع غالبا ان يفعله هو...
أ‌- يظهر الانجازات او الاخفاقات الرئيسية
ب‌- يظهر التغيرات المطلوبة وكيفية اجراؤها
ت‌- يظهر كيف يمكن البناء فوق نقاط القوة
ث‌- توفير المعلومات وزيادة المهارات من اجل التخطيط وصنع القرار.
ج‌- يساعد اؤلئك المشتركين على ان يروا المحيط الاوسع لعملهم وتأثيراته.
ومن هنا فان التقييم يساعد الذين يعملون في مختلف برامج التنمية على تقدير قيمة ما يفعلونه ومدى التأثير الذي تحقق على ارض الواقع والتغيرات المطلوبة احداثها.
* وهناك ثلاث عناصر اساسية يقوم التقييم بقياسها وهي:-
اولا: الكفاءة – ويقصد بها قدرة الكيان/المؤسسة/المشروع على تحقيق الانشطة الخاصة بالبرامج المخطط تنفيذها خلال فترة زمنية محددة في ظل الموارد المتاحة.
ثانيا: الفاعلية – ويقصد بها الانشطة التي تم تنفيذها ان تصب في نتائج قصيرة ومتوسطة المدى المخطط لها.
ثالثا: التأثير—أي مدى حدث تغيير فعلي في الواقع المحيط في ضوء رسالة المشروع/البرنامج واهدافه العامة.
وبهذا اتممنا بحث حول مؤسسات المجتمع المدني وتحالفاته والتخطيط الاستراتيجي المقدم من قبل الحقوقية نهاد ابو القمصان/ بدورة عمان لـccm
المقال منشور بموقع مجلة زهرة نيسان الشهرية

#حسام_عبدالله (هاشتاغ)      

---

اشترك في قناة ‫«الحوار المتمدن» على اليوتيوب
حوار مع الكاتب البحريني هشام عقيل حول الفكر الماركسي والتحديات التي يواجهها اليوم، اجرت الحوار: سوزان امين	حوار مع الكاتبة السودانية شادية عبد المنعم حول الصراع المسلح في السودان وتاثيراته على حياة الجماهير، اجرت الحوار: بيان بدل

كيف تدعم-ين الحوار المتمدن واليسار والعلمانية على الانترنت؟

تابعونا على:

الفيسبوك

التويتر

اليوتيوب

RSS

الانستغرام

لينكدإن

تيلكرام

بنترست

تمبلر

بلوكر

فليبورد

الموبايل

كيفية إشراك-إيصال مواضيعكم أو مواضيع تهمكم  إلى اكبر عدد ممكن من القراء والقارئات