تدريب وأعداد القيادات الابداعية في المؤسسات

سفيان منذر صالح

الحوار المتمدن-العدد: 6070 - 2018 / 12 / 1 - 21:57
المحور: الادارة و الاقتصاد
    

Training and preparing creative leaders in institutions

يعتبر التخطيط الدقيق لبرامج التدريب الأسلوب الأفضل لإعداده وتقديمه بصورة تتلائم مع احتياجات جهات العمل في القطاع العام أثناء الخدمة من الموضوعات المهمة لما له من ارتباط بالواقع العملي للعملية الإدارية والاقتصادية . ويعتبر التخطيط جوهر العملية الإدارية فهو يأتي ليشمل كافة أجزاء التنظيم من أعلى إلى أسفل وفي جميع الاتجاهات وتبرز أهمية التخطيط الإداري من تحديده المقنن لاحتياجات المجتمع والارتقاء بكفاءة العنصر البشري وبين تحقيق الزيادة في إنتاجية التنظيم الإداري .ولقد برزت الحاجة إلى تحديد الاحتياجات التدريبية بشكل دقيق نظراً لأن البرامج الإدارية المقامة لا تلبي في كثير من الأحيان وبشكل كامل الاحتياجات التدريبية الفعلية لموظفي الدولة حيث أن موظفي الدولة من المشاركين في هذه البرامج التدريبية يبحثون عن حلول لمشاكلهم والتي من أهمها منافسة العنصر غير الوطني، والتقدم، ووجود الموظف في العمل غير المناسب، وبيروقراطية الإدارة . إن الاهتمام بتخطيط برامج التدريب الإداري هو الطريق السليم لمعرفة الإمكانات والطاقات المختلفة التي توفر للجهاز الإداري الخطط والبرامج والمشروعات حتى تحافظ المنشآت على أعلى معدلات الأداء مع ما يتناسب وطبيعة عمل العاملين، فالتخطيط الإداري يساعد في التخصيص الفعال لموارد المنظمة، واستعدادها لدرء المجهول أو التقليل من خطره وذلك بالتدخل المباشر والتأثير على مجريات الأحداث.
التدريب concept Training:
التدريب نشاط مخطط يهدف إلى تنمية القدرات والمهارات الفنية والسلوكية والمعرفية للأفراد العاملين لتمكنهم من تحقيق ذاتهم من خلال تحقيق مزيج من أهدافهم الشخصية وأهداف المنظمة بأعلى كفاءة ممكنة.

تخطيط برنامج التدريب: The concept of planning the training programmers:
هو التنبؤ بالاحتياجات الحالية والمستقبلية في مجال تطوير أداء العاملين، واستخدام الإمكانات التي يمكن توفيرها من أجل إتباع الخطوات المناسبة لتلبية الإحتياجات وتحقيق أهداف المنشأة. ويمثل تخطيط التدريب مرحلة التفكير التي تسبق تنفيذ أي عمل تدريبي، واتخاذ القرارات اللازمة، لتحديد أهدافه والموارد المختلفة اللازمة لتحقيق هذه الأهداف .

البرنامج programs:
البرنامج هو بيان بالأنشطة والخطوات المطلوبة لتحقيق خطة محددة .

التخطيط للتدريب
قبل الخوض في أهمية التخطيط لبرامج التدريب الإداري نستعرض قليلاً مفهوم التدريب وأهميته حيث يعتبر التدريب واحداً من أهم الوظائف الإدارية الرئيسية ويدرجه معظم كتاب الإدارة تحت إدارة الموارد البشرية وذلك لعلاقته اللصيقة بالعنصر البشري.
وتعد إدارة الموارد البشرية وظيفة مهمة من وظائف الإدارة من حيث تركيزها على العنصر البشري، الذي يمثل أثمن عناصر الإدارة وأكثرها تأثيرا على الإنتاجية، حيث يزداد الاهتمام بالعنصر البشري يوماً بعد يوما مع ازدياد العاملين بالمنظمات الإدارية مع اعتبار إدارة الموارد البشرية وظيفة مستقلة من وظائف الإدارة يختص بالعنصر البشري والذي على مقدار كفاءته، قدرته، خبراته، وحماسه نحو العمل تتوقف كفاءة الإدارة ونجاحها في تحقيق أهدافها.
إن العنصر الحاسم في تحديد النجاح أو الفشل والإنتاجية والفعالية في القطاع الحكومي وغيره هو الإنسان بمختلف الوظائف التي يشغلها والمستويات التي يكون عليها باعتباره مصدر الحركة ومصدر الإنتاجية والنماء والتقدم والتطور والذي في نفس الوقت مصدر التجميد والتقولب والتراجع وانخفاض الأداء وتدهور الإنتاجية في بعض الأحيان، حيث ينفرد النشاط الإنساني الذي هو احد أهم عناصر العملية الإنتاجية بخصوصية هامة، كونه العنصر الحاسم الذي يشغل العناصر الأخرى وأي تطوير أو تنمية لهذا العنصر ينعكس أثره في تطوير وتنمية العناصر الأخرى.
ويعتبر نشاط التدريب والتطوير من أهم أنشطة إدارة الموارد البشرية وأكثرها كلفة. ومن هذه النشاطات عملية التدريب بمختلف أنواعه وإعادة التدريب حيثما تستلزم مقتضيات التطور الوظيفي لذلك ويكاد يجمع معظم الاقتصاديين على تنمية الموارد البشرية عن طريق استثمارها في مجالات التعليم والتدريب على أنها من العوامل التي تؤثر تأثيرا بالغاً على التنمية الاقتصادية والصناعية للدولة.
وفي إطار تنمية الموارد البشرية يأتي تدريب العاملين بكافة أنواعه ومستوياته وأساليبه وسيلة أساسية لتنمية مهارات وقدرات وسلوكيات العاملين لكافة منظمات الأعمال الحكومية والأهلية لتحسين أداء الأعمال مما تتطلبه من كفاءة الدور الوظيفي وفق ما يحتاجه من مهام ومتطلبات وممارسات تسعى إلى تحسين وتطوير النشاط الإداري القائم وتعكس نتائجه حصول المتدرب على اكبر منفعة شخصية له وللمجتمع المحيط به لاسيما وان كان هذا التدريب مناسباً لخصائص واحتياجات المتدرب ومنظمة الأعمال ومستثمراً للموارد المتاحة لصالح بيئة الأعمال والبيئة الخارجية المنافسة.

مفهوم التدريب:
يذهب كتاب الإدارة إلى وضع مفاهيم مختلفة لمفهوم التدريب تعكس فيها وجهات نظر متعددة كل حسب تصوره وتكاد في مجملها والهدف منها تؤدي إلى معنى واحداً وان اختلفت الزوايا التي تنظر إليه.
فبالنظر إلى أصل الكلمة نجد انه جاء في المعجم الوسيط أن التدريب مأخوذ من الفعل درب- درباً- ودربه: اعتاده وأولع به. ويقال على الشئ: مرن وحذق فهو دارب ودرب فلاناً بالشئ: عوده ومرنه .
وفي معجم مصطلحات الإدارة العامة عرف التدريب training على انه عبارة عن عملية تبادلية لتعليم وتعلم مجموعة من المعرفة والأساليب المتعلقة بالعمل، أو هو نشاط لنقل المعرفة إلى مجموعة من الأفراد يعتقد انه مفيدة لهم. ويقوم المدربون بالمساعدة على صقل مهارات المتدربين. وبذلك يكون هدفها اكتساب المعارف والخبرات التي يحتاج إليها الإنسان. وتحصيل المعلومات التي تنقصه والاتجاهات الصالحة للعمل والسلطة والأنماط السلوكية والمهارات الملائمة والعادات اللازمة من اجل رفع مستوى الكفاءة في الأداء وزيادة الإنتاجية بحيث تتحقق فيه الشروط المطلوبة لإتقان العمل وظهور الفاعلية مع السرعة والاقتصاد في التكلفة ، والتدريب بشكل عام هو العملية المستمرة التي يتم من خلالها تزويد المتدرب بالمعلومات والمهارات اللازمة، لكي يكون قادرا على أداء مهام محددة بشكل أفضل ، أما التدريب الإداري فيعرف بأنه العملية التي يتم من خلالها تزويد المتدرب بالمعرفة وصقل مهاراته، وإحداث تطوير ايجابي في أدائه وإعداده للتأقلم مع التغيير في المستقبل ، ويرى أيضا أن التدريب هو : "عملية تساعد الأفراد على اكتساب المهارات الضرورية لتحسين أدائهم في الأعمال الموكلة إليهم، فهو عبارة عن عملية إرشاد الخبرات وتجارب الفرد المتدرب ومساعدته على تعديل سلوكه وتنمية مهارته وإمكانياته ومواقفه، بحيث يصبح أكثر كفاءة وفعالية ، وهي نشاط تقوم به المؤسسة لإثراء الفرد بالمعلومات والمهارات المتعلقة بالوظيفة" .
ويعرف التدريب بأنه" مجموعة من النشاطات التي تهدف إلى تحسين المعارف والقدرات المهنية مع الأخذ في الحسبان دائما إمكان تطبيقها في العمل" .

مكونات وفعاليات العملية التدريبية:
تتكون العملية التدريبية من مجموعة من الفعاليات التي تدخل في إطار تخطيط وتصميم البرامج التدريبية، من أجل وضع العملية التدريبية موضع التنفيذ وتطبيقها، وفقاً لمنحى النظم فإن العملية التدريبية تعد نظاماً متكاملاً ما بين العوامل الداخلية والخارجية المؤثرة في نشاط
التدريب .

أهداف التخطيط لبرامج التدريب:
أولاً: دراسة أهداف التدريب البعيدة والقريبة المدى: Short and Long Term
ويقصد بأهداف التدريب هنا هي الخطط الموضوعة سلفاً لإقامة برامج تدريب إداري مخططة والتي يمكن تقسيمها إلى طويلة ومتوسطة وقصيرة الأجل:
- الخطة طويلة الأجل(الخطط الإستراتيجية): Long-term Strategic Plan
يرى الصباب والكثير من الإداريين أن المدة الزمنية للتخطيط طويل الأجل تغطي عادة بين (3-10) سنوات ويحدد في الخطة طويلة المدى فلسفة المنشاة والأهداف التي تسعى إلى تحقيقها والبرامج الزمنية لتحقيق هذه الأهداف ، وتعتبر الخطة بعد اعتمادها بمثابة الفلسفة التي تساعد الإدارة على الإجابة على الكثير من التساؤلات للوصول إلى قرارات مناسبة للعديد من الجوانب، مثل دراسة الموارد والاستثمارات اللازمة، ومصادر التمويل والتقنية المستخدمة في الإنتاج، الخدمات التي تقدم وعادة ما تقوم بها المستويات الإدارية العليا، وتعتبر بمثابة المظلة التي تربط بين جميع خطط البرامج على مختلف المستويات التنظيمية وتتسم عادة بالمرونة ويطلق البعض عليها الخطط الإستراتيجية.
وليس من السهل وضع تعريف لها في كلمات قليلة لكن أفضل معنى لفهم المقصود من مصطلح الإستراتيجية هو معرفة الأبعاد الرئيسية التي تتكون منها أي إستراتيجية لأية منشاة لو تم التسليم بأن الإستراتيجية ينبغي لها أن تحيط بجميع أنشطة المنشاة.
أن إستراتيجية التدريب ترتبط باختيار المنهج المناسب لتنفيذ التدريب وتظهر أهمية الإستراتيجية عند البدء في تصميم البرنامج التدريبي المناسب، وعملية تصميم المنهج ترتبط بتحويل الاحتياجات التدريبية إلى أهداف تدريبية، تتم من خلال تحديد المحتوى التدريبي من المعلومات أو المعارف أو المهارات اللازمة، وتأتي أهمية الإستراتيجية التدريبية في أنها تحدد الكيفية المناسبة لتنفيذ التدريب باستخدام الطرق والوسائل التدريبية التي تحقق الأهداف المطلوبة.
وتذهب برامج التدريب الإستراتيجية لمستوى الإدارة العليا للذين يحتلون المناصب القيادية في المنظمات ممن يهتمون بوضع السياسات والخطط العامة وتشتمل على القدرة على التخطيط ورسم السياسات التي تنظم العمل وتحسين قرارات الأفراد على اتخاذ القرارات السليمة وتنمية القدرة على تنسيق جهود الأقسام المرؤوسة للارتفاع بمستوى إنتاجها، وتنمية المقدرة التدريبية للارتفاع بمستوى العاملين وتدريب أقسام المنظمة تدريبا جماعيا والإلمام الكامل باللوائح والقوانين والعلاقات الإنسانية في معاملة المرؤوسين وتفويض السلطة وتحمل المسؤولية الإدارية.
وتجدر الإشارة إلى انه يجب التفريق بين الهدف والسياسة فالهدف هو ما يراد تحقيقه ، وأما السياسة فهي المرشد في التنفيذ والإستراتيجية التدريبية هي الكيفية التي يتم بها تنفيذ البرامج التدريبية
والخطة الإستراتيجية طويلة الأجل هي خطة إنمائية طويلة الأجل لا تخلو من الأبعاد الستة الرئيسية التالية:
(1) تعطي الخطة الإستراتيجية إطار موحداً عاما وشاملا يتم بناءه وفق اتخاذ القرارات المتناغمة وينبع من منطلق القناعة بأن الإستراتيجية هي القوة الدافعة في المنشأة لوضع الخطط ومن ثم تنفيذها حتى تحقق المنشاة غايتها.
(2) الإستراتيجية أداة تسهم في تحديد مقاصد المنشأة من حيث أهدافها بعيدة المدى، وخطط العمل وأولويات تخصيص الموارد.
(3) تعطى الإستراتجية تعريفاً للمجال الذي تتنافس فيه المنشأة. والذي يتطلب التعرض لقضايا نمو المنشأة وتوسع أعمالها وتنوعها ومجالات العمل المطلوب التخلي عنها.
(4) الإستراتيجية وسيلة تسعى لتحقيق التفوق على المنشأة المنافسة ولا يتم ذلك إلا بعد الفهم الشامل والدقيق والعميق للقوى الداخلية والخارجية التي تؤثر على المنشأة مما يحقق للمنشاة التكيف مع المتغيرات الخارجية.
(5) تشكل الإستراتيجية نظاما منطقياً يميز بين مهام كل مستوى من مستويات الإدارة في المنشأة، الإدارة العليا و الوسطى والدنيا. وكذلك مهام الإدارة المركزية والفروع والأقسام والوحدات.
(6) الإستراتيجية هي تعريف للإسهام الاقتصادي وغير الاقتصادي الذي تنوي أن تقدمه المنشأة لجميع المستفيدين منه، من مالكي المنشأة أو مالكي أسهم المنشأة والموظفين والمجتمع والدولة... الخ. على المدى البعيد وتعتبر الأهداف التدريبية التخطيطية في هذا المستوى ابتكاريه (إبداعية).
الخطة متوسطة الأجل: (الخطط التكتيكية): Medium-term tactical plan
وهي عبارة عن الأساليب الفنية التي يتم من خلالها تنفيذ الخطط الإستراتيجية وتقوم بها الإدارة الوسطى،وتتجه الأهداف التدريبية هنا إلى إيجاد حلول مناسبة للمشكلات قدر الإمكان التي تواجه العنصر البشري في المنظمة بالإضافة إلى المعوقات والانحرافات التي تعيق الأداء. ويتم ذلك عن طريق إعداد وتدريب أفراد قادرين على التعامل مع المشكلات بطرق علمية.
وتشتمل برامج التدريب لمستوى الإدارة الوسطى على الوظائف الرئيسية التي تبدأ مسؤوليتها من عملية التنسيق بين الأقسام والإدارات المختلفة وتحقيق الاتصال بين رؤسائه والإدارة العليا. مما يستوجب على الإدارة الوسطى إعطاء اهتمام في وضع سياسات المنظمة على المدى القصير والمشاركة في تحسين السياسات على المدى البعيد. ويجب بذل المساعي والجهود لتحقيق الأهداف المنشودة والتنسيق بين جميع المستويات. وان التدريب على هذا المستوى يجب أن ينطوي على تنمية الإدارة .
الخطة قصيرة الأجل:
(الخطط التدريبية الروتينية)Short-term Routine training Plan
لا يتم وضع خطط قصيرة الأجل إلا إذا كانت تساهم في تحقيق وانجاز الخطط طويلة الأجل، ويتم التخطيط قصير الأجل على مستوى الإدارة الدنيا من الهيكل التنظيمي(التنفيذي)، وفيه يتم تحديد الجدول اليومي أو الأسبوعي أو الشهري للعمل وكيفية أدائه ومن سوف يقوم به، وبمعنى أوضح فهي تفصيل أكثر للخطط التدريبية المتوسطة الأجل، وتعتبر أكثر فعالية إذا ما تم ترجمتها إلى معايير محددة وواضحة وترتبط بالميزانيات التشغيلية لكل نشاط من أنشطة العمل في المنشاة.
فلو افترض أن الخطط التدريبية المتوسطة الأجل تعنى بميزانيات العمل والمواد والآلات المستخدمة في المنظمة من حيث التجانس بينها وتوافقه مع التدريب الملائم فان الخطة التدريبية قصيرة الأجل تتجه نحو عدد الموظفين المطلوب تدريبهم من كل قسم من الأقسام واختيار انسبهم للتدريب ومن ثم اختيار الموظفين وتعيينهم في العمل المناسب بعد التدريب.
ويعبر معجم مصطلحات الإدارة العامة عن الأهداف التدريبية الروتينية بأنها تتخذ لمواجهة مواقف روتينية متكررة من حين لأخر, حيث يضم هذا النوع من التدريب التوجيهي تزويد الموظفين الجدد بالمعلومات وتعريفهم بأهداف المنظمة وأنظمتها وقوانينها وواجبات الأفراد في وظائفهم وواقع التنظيم في المنظمة. وهذا النوع من التدريب لا يحتاج إلى جهد ذهني وإبداع من جانب مصمم البرامج حيث ترتكز تحديد الأهداف العادية على مؤشرات وأرقام واقعية من تاريخ المنظمة.

أهمية وقيمة أهداف التدريب: Importance & value of training objectives
إن صياغة أهداف التدريب ليست دائما بالعملية السهلة وغالبا ما تقف أمام البعض حجر عثرة لان الكثيرين ممن قاموا بالتدريب دون تحديد للأهداف اعترفوا بمواجهة درجة عالية من الغموض وشعروا بصعوبة إعداد محتوى البرامج وترتيبه وتوزيع الوقت وبالتالي تقييم النتائج.
إن النجاح في كتابة وبناء الأهداف التدريبية تعنى الاستفادة من تحليل المهام والمهارات وتحديد مدى القصور في الأداء ووصف العلاج المناسب، مما يعني عدم الإسراف أو التقليل من حجم تكلفة التدريب المطلوب، وبصفة عامة فان أهمية التحديد الدقيق لأهداف التدريب تتمثل في:
1- التعبير عن القصور الفعلي في الأداء مما يساعد مرشد التدريب في وضع برنامج ملائم.
2- تقديم الأسس الموضوعية التي يتم بموجبها قياس فاعلية التدريب، وذلك بالنسبة للمعلومات والمهارت والاتجاهات مع مراعاة الظروف التي يتم فيها التدريب.
3- التدريب المخطط مؤشر جيد للمدرب والمشارك لتوحيد جهودهم لتحقيق الهدف المطلوب.
4- تقديم الإشارات المرجعية لأي تعديلات أو توجيهات أو تقييمات للتدريب حيث تتخذ أهداف التدريب المكتوبة مرجعاً من اجل مساعدة القائمين بالتدريب والمدربين على تحديد محتوى التدريب والطرق والوسائل المناسبة لتحقيق أهداف التدريب.
ويضيف أن أهمية عملية التخطيط للتدريب تأتي من كونها الضمان لتوجيه الاستثمارات الخاصة بالتدريب إلى مسارها الصحيح لتحقيق العائد المتوقع من الأموال، ويفيد النجاح في تخطيط التدريب في الآتي:
1- رسم أهداف التدريب بوضوح، حتى تقوم الأقسام والأفراد بالمشاركة في التدريب وتسهل عملية تحقيق الهدف منه.
2- يعبد تخطيط التدريب الطريق للعاملين لتنفيذ العمليات الخاصة بالتدريب.
3- يحدد الموارد المطلوب استخدامها كماً ونوعاً.
4- يرسم التخطيط للتدريب الصورة الكلية، ويوضح في نفس الوقت أجزاء العمل المختلفة، وكيفية ربط الأجزاء مع بعضها لتحقيق الأهداف في الوقت المحدد.
5- يتوقع التدريب المخطط له المشكلات والعقبات التي تواجه أو تحول دون تنفيذ العمليات مما يمكن من الاستعداد للتعامل معها.
6- يهيئ الظروف للمتابعة الدورية لأنشطة التدريب والتعرف على ما تم تحقيقه ومقارنته بالمستهدف.
7- يحدد إطار عملية التقييم في ضوء الأهداف والإمكانات والوقت المسموح به.
وترى الباحثة أن التخطيط لبرامج التدريب الإداري يحقق فوائد مهمة أخرى تتلخص في النقاط التالية:
1- إذا ما تم التخطيط لبرامج التدريب في القسم الخاص بالتدريب داخل المنشأة ( قسم إدارة الموارد البشرية مثلاً)، فهو يدعم ويطور مركز التدريب الإداري داخل المنشأة.
2- يستوجب التزام المتدربين ببرنامج التدريب المقترح والمقدم (حضوراً وتطبيقاً) إذا ما تم اخذ رأي الموظفين وإشراكهم في برنامج التدريب الذي صمم وفق احتياجاتهم وتحقيقاً لرغباتهم.
3- تشجيع العاملين في المنظمة على المبادرة الفردية.
4- تكوين ثقافة جديدة للمنظمة مبنية على روح التعاون والصراحة والصدق وعدم التحيز مما يخلق جو من الأمان الوظيفي بين العاملين والإدارة.
5- يقضي على البيروقراطية والدكتاتورية الإدارية حين يشارك العاملون إدارة المنظمة في التخطيط لبرامج التدريب.
6- يرفع ويزيد من الإنتاجية ويحسن من مستوى الخدمة المقدمة.
7- يلغي بعض المناصب الإدارية إذا ما تم بصورة جيده جدا مما لا يعني معه إلغاء عدد المديرين بل إلغاء المناصب إذا ما فهم أن أساس كونها أدوارا إدارية وليست مواقع مساهمة في مسيرة نجاح المنظمة.
8- التحديد الدقيق لاحتياجات التدريب يحد من تشتت الجهود وتبعثر التوجيهات حيث يتم التوجه نحو هدف واضح يتحرك نحوه جميع العاملين في المنشأة.
9- يعتبر التخطيط للتدريب معيار واضح لتوزيع الموارد وتخصيصها بين الاحتياجات المختلفة.
10- نجاح برنامج التدريب المخطط له يعتبر معيار موضوعي للحكم على كفاءة الإدارة.
11- التركيز على السوق والبيئة الخارجية باعتبار أن استثمار الفرص ومقاومة التهديدات هو المعيار الأساسي لنجاح المنظمة من حيث تهيئتها داخلياً بإجراء التعديلات في الهيكل التنظيمي والإجراءات والقواعد والأنظمة والقوى العاملة مما يزيد من قدرة المنظمة على التعامل بكفاءة عالية مع البيئة الخارجية.
12- تخصيص الموارد وفق تحديد أولويات التدريب والأهمية النسبية للأهداف طويلة الأجل والأهداف السنوية.
13- تسهيل عملية المراقبة والتقويم والمتابعة على نشاطات المنشأة ومقارنتها مع ما قد خطط له.
14- استيفاء المتطلبات التنظيمية الملحة والمتغيرة مع مراعاة تكيف المنظمة للمتغيرات الداخلية والخارجية.
العوامل التي يجب مراعاتها عند تخطيط التدريب:
يحصر احد الإداريين العوامل التي يجب مراعاتها عند التخطيط لبرامج التدريب في النقاط التالية :
1- المرونة .
2- الحذر من التفاؤل و التشاؤم الشديدين .
3- الاعتماد على الاحتياجات التي أظهرها المسح الإداري الشامل.
4- مراعاة ظروف العمل وعدم تعارض النشاط التدريبي معه.
5- مراعاة نسبة عدد المستهدفين سنوياً مع العدد الكلي للعاملين بالمنظمة.
6- اتفاق الأهداف العامة للتدريب مع الأهداف العامة للمنظمة.
7- الاستفادة من نتائج تقييم الخطط التدريبية السابقة.
8- ترتيب الأولويات.
9- مسايرة الحالة المالية و الاعتمادات المخصصة للتدريب.
10- التوفيق ما بين الاحتياجات التدريبية والإمكانات المتاحة.
11- إعادة النظر في إمكانات التدريب بشكل دوري حتى تتناسب مع الاحتياجات المتغيرة تبعاً لظروف العمل.
12- مراعاة أسس ومبادئ التدريب عند التخطيط لبرامجه.
إن تخطيط الاحتياجات لا يعمل بمعزل عن تخطيط برامج التدريب أو تخطيط الأجور وتخطيط الاستقطاب والاختيار. ولو كان كل نشاط يعمل بمعزل عن النشاط الأخر لفقدت إدارة الموارد البشرية أهميتها، وفقدت القرارات فعاليتها ، ومن هذا المنطلق يتحتم عند رسم خطة التدريب مراعاة الخطوات التالية التي ترى الباحثة ضرورتها:
1- تحديد العمليات والمهام المطلوب تنفيذها.
2- دقة البرنامج حتى يسهل قياس نتائجه
3- تحديد الأفراد المسئولين عند تنفيذ وضع البرنامج.
4- تحديد الزمن المتوقع لتنفيذ العملية التدريبية.
5- تحديد الدعم المطلوب لهذه العمليات مادياً ومعنوياً
6- تخطيط المسار الوظيفي" مدى التقدم الوظيفي" و" المستقبل الوظيفي".
العلاقة بين تحديد الاحتياجات التدريبية وتصميم البرامج:
إن تحديد الاحتياجات التدريبية يعد ركيزة أساسية عند تصميم البرامج التدريبية وذلك من كون تحديد الاحتياجات التدريبية يمكننا من التعرف على نوعية المرشحين للتدريب ونوعيه الوظائف التي يشغلونها والتعرف على مهام هذه الوظائف عن طريق الأوصاف الوظيفية الدقيقة وقدرة كل موظف على القيام بكل مهمة من هذه المهام وما يحتاجون إليه من تدريب في المجالات التي تنمي معارفهم ومهاراتهم في ظل توجيهات الجهاز العملية لتطوير قدراتهم الإنتاجية من حيث النوع والكم،
حيث يتكون لدينا في ظل هذه الخطوات نوعين من الموظفين النوع الأول موظفون يمكن إلحاقهم بالبرامج القائمة التي تخدم حاجاتهم التدريبية، والنوع الأخر موظفون يحتاجون إلى تصميم برامج خاصة لهم لتنمية مهاراتهم ومعارفهم في مجالات محددة تخدم مهام الوظائف التي يشغلونها ومن الممكن تصميم برامج تدريبية لوظائف مختلفة تجمع بينها مهام مشتركة سواء كان شاغلو هذه الوظائف من جهاز واحد أو من أجهزة مختلفة.

مصادر تحديد الاحتياجات التدريبية: Training Needs Resources
إن النجاح في عملية التخطيط تستلزم أولا الاهتمام بنوعية الأفراد الذين يقومون بهذه المهمة فيجب أن يكونوا ذوو خبرة طويلة في العمل الإداري وكذلك القدرة على الحصول على المعلومات الضرورية من العاملين في المؤسسة لاستخدامها في وضع خطط تتطابق مع حاجة المؤسسة وظروفها وتتعدد أساليب تحديد احتياجات التدريب وفقاً لتصنيف الباحثين لتلك الاحتياجات ويؤكد الجبالي على أن "الإسهامات في هذا المجال تتراوح بين التركيز على استعراض وسائل أو طرق أو أدوات جمع البيانات وتحليلها ، ويمكن تعريف الاحتياجات التدريبية بأنها:" مجموعة التغيرات المطلوبة لرفع كفاءة الأداء الحالية والمستقبلية بالنسبة للمنظمات والأفراد، وذلك عن طريق إضافة معلومات وزيادة مهارات وتغيير اتجاهات بما يؤدي إلى تحسين في الأداء- وتغيير في نتائج العمل النهائية، وهذا يعني تهيئة الجهاز الإداري بالطاقة والكفاية والقدرة اللازمة لمواجهة المشكلات القائمة وتحقيق معدلات سريعة للتنمية ويذكر الصباب انه يمكن تعريف الاحتياجات التدريبية عن طريق الإجابة على التساؤلات التالية:
- ما هو الهدف الذي نسعى إلى تحقيقه من التدريب؟
- ما هي الأجهزة ومن هم الأفراد الذين في حاجة إلى التدريب؟
- ما هو التدريب الذي يلزمهم في مجالات:
- المعارف والخبرات والمهارات .
- الأداء وطرق العمل .
- السلوك والاتجاهات .
أي بحسب رأيه إذا ما تمكنا من الإجابة على التساؤلات السابقة أصبح من السهل تحديد الاحتياجات التدريبية ووصفها كماً ونوعاً، ويرى البعض أن تتضمن الدراسة لمعرفة الاحتياجات التدريبية الردود على الأسئلة الآتية:
- ما هي النواحي التي ينبغي أن يشملها برنامج التدريب؟
- متى يدرب الأفراد؟
- أين يجرى التدريب؟
- ما هي الكيفية التي يجرى بها التدريب؟
- من هم الأفراد الذين يتولون التدريب؟
فالاحتياجات التدريبية ما هي إلا مجموع المتغيرات المطلوب إحداثها في معارف ومعلومات ومهارات واتجاهات الفرد، بهدف إعداده وتهيئته وجعله محققاً للأداء الذي يتطلبه عمله بدرجة محدده من الجودة والإتقان .
ويتوقف نجاح البرنامج على مدى نجاح مرحلة التخطيط، ولذلك يجب القيام بالدراسات والبحوث التي توضح الحاجة إلى التدريب بصفة مستمرة وذلك عن طريق قوائم الاستقصاء التي تعد خصيصاً لهذا الغرض، حتى تصبح النتائج فعالة ولا تتبدد النفقات والجهود المبذولة.
أن تحديد الاحتياجات التدريبية في المنشأة الإدارية لهو كفيل لمعرفة جوانب القصور ومن ثم القيام بمعالجتها وفق برنامج تدريبي مخطط له فهي بقول آخر دراسة مدى الجدوى من مشروع التدريب المخطط له لسد الاحتياجات القائمة.
أما مفهوم تحديد الاحتياجات التدريبية:
يقدم معجم مصطلحات الإدارة العامة مفهوماً عن تحديد الاحتياجات التدريبية Needs assessment : أنها عبارة عن مشكلات يراد حلها عن طريق تدريب أفراد التنظيم أو هي مجموعة التغييرات والتطورات المطلوب إحداثها في معلومات ومهارات واتجاهات العاملين. بقصد التغلب على المشكلة التي تعثر سير العمل والإنتاج وبالتالي تحول دون تحقيق الأهداف المنشودة. كما يمكن أن تعرف على إنها معلومات أو اتجاهات أو مهارة أو قدرات معينة فنية أو سلوكية يراد تنميتها أو تغييرها أو تعديلها أو لمقابلة توسعات ونواحي معينة أو حل مشكلات متوقعة. وتعتبر نواحي ضعف أو نقص فنية أو إنسانية حالية أو محتملة في قدرات العاملين أو معاملاتهم أو مشكلات محددة، وهنالك مجموعة من مصادر تحديد الاحتياجات التدريبية نذكر منها:
أ) رأي الرئيس:
حيث يحلل الرئيس عمل مرؤوسيه ومشاكلهم ومستوى أدائهم ودرجة إتقان كل منهم لعمله، وما ينبغي أن يكون عليه مستوى أداء العمل، ويحسن بالرئيس القيام بالخطوتين التاليتين حتى يحكم رأيه بالموضوعية في تحديد حاجات وحدة العمل التي يشرف عليها:
الخطوة الأولى:
اجتماع الرئيس بمرؤوسيه ليحددوا معاً مستوى الأداء المطلوب ( المستهدف) وكذا مستوى الأداء الفعلي لعمل كل موظف ومستوى الأداء المطلوب منه.
الخطوة الثانية:
تتبع المرحلة الأولى حيث يناقش مع المرؤوسين نواحي النقص في أداء العمل، والوسائل المختلفة للوصول بالأداء إلى المستوى المطلوب، سواء من ناحية أداء ( الوحدة) ككل للعمل المناط بها أو من ناحية أداء كل (موظف) للعمل الذي يقوم به.
وهكذا يمكن تحديد احتياجات التدريب سواء أكانت فنية أو إدارية، وعلى ضوء ذلك يتم التخطيط لبرنامج تدريبي.
ب) تصنيف الوظائف:
حيث يتم وضع كل صنف من المؤهلات والخبرات اللازمة لأدائه على الوجه الصحيح وبعد ذلك يتجه التدريب إلى:
1- تدريب ذوي المؤهلات الأقل للوصول بهم إلى مستوى المؤهلات اللازم توافرها.
2- تدريب ذوي المؤهلات الشاغلين للوظائف التي تناسبهم لإكسابهم مهارات إضافية ، وخبرات عملية للعمل والوقوف على تطوير المهارات الحالية.
3- تدريب ذوي المؤهلات المعينة على مهارات أخرى لا تتضمنها مؤهلاتهم، ليتمكنوا من القيام بأعمال أخرى( التدريب التحويلي)
4- تدريب العاملين على امتلاك فكر جماعي يتفق مع إستراتيجية كلية تهدف إلى تعاون الجميع على الأداء والتعرف على أهمية التدريب بالنسبة لبقية أعمال المؤسسة.
ج) التقارير الفنية لمراقبة الأداء:
وتكون تقارير تحليلية تتناول العمل ومستوى الأداء جملة وتفصيلا، ومن خلال الرقابة على الأداء يمكن تحديد الاحتياجات التدريبية ونوع التدريب المطلوب لكل وحدة من الوحدات ولكل فرد.
د) الملاحظة أثناء تأدية العمل:
ويتم ذلك في الحالات التي يصعب الحصول فيها على التقارير التحليلية لمراقبة الأداء، حيث يمكن الاعتماد على الملاحظة المباشرة للموظف أثناء تأدية عمله.
هـ) رأي الرؤساء والمشرفين على العمل وتوصياتهم:
ويمكن التعرف على أرائهم من خلال:
1- المقابلة الشخصية لهم 2- دراسة تحليلية لتوجيهاتهم وتقاريرهم
3- استقصاء للتعرف على الاحتياجات 4- المقابلة
و) اخذ رأي الموظفين أنفسهم وتوصياتهم:
من خلال المقابلة الشخصية، والاستقصاء للتعرف على تلك الاحتياجات التدريبية، أو من خلال الالتقاء بمجموعة المستهدفين خلال ندوة أو حلقة نقاش.
ز) توصيات المسئولين عن الاختيار والتعيين:
وهم المسئولين بالمنظمة عن الموظفين (الجدد منهم / الأماكن الشاغرة/ الأخطاء المهنية الشائعة).
ح) مؤشرات عدم الرضا الوظيفي:
مثل كثرة الشكاوي –الغياب سرعة دوران العمالة- التغيب – الوقوع في أخطاء معينة وغيرها مما يوضح عدم الرضا الوظيفي عند العاملين.
ويلخص الطالب بندر الشتري في رسالة الماجستير التي قدمها أن أهم العناصر الواجب مراعاتها عند تحديد الاحتياجات التدريبية ما يلي.
على المدرب أو مسؤول التدريب الإلمام بالعناصر التالية عند تحديد احتياجات التدريب:
1- المعلومات: والتي يقصد بها الحصول على معارف وأفكار جديدة مع فهمها واستيعابها إلى الحد الذي يستطيع عنده الفرد التعبير عن المعرفة ومن ثم الاستفادة منها عملياً، مثل معرفة اللوائح المنظمة للعمل، استيعاب معلومات أو حقائق متعلقة بموضوع معين، بحيث يؤدي تعلمها إلى تحسين أداء الفرد.
2- المهارات: أي إكساب الفرد القدرة على استخدام وسائل جديدة بطرق فعالة واستخدام نفس الوسائل بطريقة أكثر كفاءة ، ويلزم الحصول عليها توافر عاملين رئيسين هما الممارسة والتفاعل الصحيح في الموقف التدريبي.
3- السلوك: ويقصد به القدرة على التصرف حيال الأشياء والأشخاص والمواقف بطرق جديدة أي بمعنى أخر هو تكوين مسلك ذهني أو عادة فكرية ايجابية تجاهها. مما تتطلب محو عادات قديمة وذلك قبل تثبيت العادات الجديدة حيث لا تكفي المعرفة وحدها هنا بل تجب المشاركة بدرجة كبيرة من المتدربين في ترسيخ هذه الاتجاهات، وكل زيادة في المعرفة لا يصحبها تغيير في الاتجاهات تعتبر تغييرا يتوقف عند حد المعرفة فقط، وبالتالي يكون هنالك انفصال بين ما يقوله الفرد وما يفعله.
وتتفق الباحثة مع الرأي الأول في تحديد مصادر الاحتياجات التدريبية في شيء منه فعند تحليل تلك المصادر نجد أن:
1- رأي الرئيس وتصنيف الوظائف الإدارية داخل المنشأة والتقارير الفنية لمراقبة الأداء والأخذ برأي المرؤوسين أنفسهم وتوصيات المسئولين عند الاختيار والتعيين والدلائل التي تشير إلى عدم الرضا الوظيفي عند تحديد الاحتياجات التدريبية لهو جيد وفعال في العمل به عند التخطيط لبرامج تدريب تتفق مع الاحتياجات التدريبية المطلوب النظر إليها وان التعاون cooperation بين جميع أفراد المنظمة يعني ضرورة العمل بروح الفريق انطلاقا من شعار الاتحاد قوة.
لكن النقطة التي تشير إلى ضرورة الملاحظة أثناء تأدية العمل وان اضطر إلى الأخذ بها في حالات ضيقة يصعب الحصول فيها على تقارير الأداء نجد أنها بعيدة عن ارض الواقع ولو تم التسليم بوجودها أحيانا فان الرقابة والملاحظة المباشرة للموظف على أداء أعماله ليست موضوعية ولمن الطبيعي أن يحسن الموظف ويضبط تصرفاته فترة الملاحظة عليه أو أن تعكس هذه الملاحظة أثرا سيئا على نفسية الموظف مما يجعله يفقد السيطرة على تصرفاته عند العمل لشدة ضغط موقف الملاحظة عليه مما يؤثر سلبا على سلوكه ومن ثم تتأثر النتائج التي يتم التوصل إليها.
الجودة في التدريب : أنه "يعني التميز في تقديم الخدمات المطلوبة منه بفعالية بحيث تكون خالية من الأخطاء والعيوب والشوائب وتقدم بأقل تكلفة، وترقى لمستوى توقعات ورغبات المستفيدين وتحقق رضاهم التام حاضرا ومستقبلا، وذلك من خلال التحسين والتطوير المستمر والالتزام بمتطلبات ومعايير الأداء، وأداء العمل الصحيح بشكل صحيح من المرة الأولى وكل مرة".
تقوم جودة التدريب في إعادة هندسة العمليات الإدارية الخاصة بالتدريب وتكييفها بما يتناسب مع ظروف وبيئة المؤسسات مهما اختلفت نشاط تلك المؤسسات ، وذلك عن طريق إعادة التفكير الأساسي والتصميم الجذري للعمليات الإدارية لتحقيق تحسينات جوهرية في معايير قياس الأداء. مثل: التكلفة، والجودة، والإنتاجية، والسرعة من خلال الاستثمار الفعال لتقنية المعلومات وإحداث نقلة تطويرية جديدة وأسلوبا نوعيا في مجال التدريب الموجه نحو العاملين في القطاع الحكومي من خلال إعادة بناء برامج المؤسسات التدريبية لتتحول من برامج تدريبية مركبة إلى برامج القدرة الواحدة والتركيز على تطوير مستوى المتدربين ورفع كفاءتهم في دورات قصيرة تحتوي على عدد من المهارات والقدرات اللازمة والفعلية للوظيفة الواحدة ، ويتم ذلك من خلال بناء برنامج متكامل الاركان.
أنواع تحديد الاحتياجات التدريبية:
هناك أربعة أنواع مختلفة من تحديد الاحتياجات التي تستخدمها جميع المنظمات وهي (إدارة التطوير تجربة إدارة التطوير بالمؤسسات في مجال تحديد الاحتياجات التدريبية):
1- تحديد احتياجات المنظمة: ويعتبر من أصعب الاحتياجات تحديدا، لكونها شاملة بحيث تضمن تحسين الإنتاجية، ورفع الروح المعنوية، وتحسين المركز التنافسي للمنظمة.
2- تحديد احتياجات الجماعات: ويعتبر أسهل من تحديد احتياجات المنظمة وينتج من تحليل احتياجات الجماعات الحاجة إلى برامج معينة للتدريب، وقد تكون الجماعات متجانسة أو غير متجانسة من حيث المهام الوظيفية.
3- تحديد احتياجات الموظف: وهي عبارة عن تلك الاحتياجات التي تنبع من عمل الموظف الحالي أو الذي سيكلف به مستقبلا، ويمكن التعرف عليها من تحليل الخصائص العقلية والجسمانية والخلقية والتعليم والتدريب والخبرات والمهارات والمعارف والأداء السابق والتوجه المهني للأفراد والعاملين، وتحديد تلك الاحتياجات أسهل من النوعين السابقين.
4- تحديد احتياجات الوظيفة: قد تكون تحديد احتياجات الوظيفة أمرا في غاية السهولة أو الصعوبة وذلك وفقا لنوع الوظيفة. فالوظائف التشغيلية التي تحتوي على مهارات حركية يمكن مشاهدتها، تكون العملية سهلة وبسيطة، بحيث يتم إجراء تحليل للمجال الوظيفي والوظائف والمهام لتحديد البرامج التدريبية المناسبة. أما بالنسبة للوظائف الإشرافية أو الإدارية فإن مشكلة وصف السلوك صعبة جدا ومعقدة، حيث إن آداء الموظف لمهامه لا يمكن ملاحظته بسهولة.
أهمية تحديد الاحتياجات التدريبية:
تعتبر مرحلة تحديد الاحتياجات التدريبية هي نقطة البداية في أي عملية تدريب منظمة ومخططة، وتعتبر الأداة الرئيسية للتخطيط السليم للتدريب، لكونها توضح: من هم الموظفون الذين سيتم تدريبهم، وما هو نوع التدريب المطلوب لهم، ومكان التدريب الملائم، مما يؤدي إلى فعالية العملية التدريبية ونجاحها في تحقيق أهدافها، وتنبع أهمية تحديد الاحتياجات التدريبية أيضا من كونها عملية مستمرة تتغير وفق الظروف والمشكلات التي تواجه المنظمات والعاملين فيها.
وتقوم الاحتياجات التدريبية على كل من:
- احتياجات المنظمة Organizational Centered Needs
- احتياجات الأفراد Planning Needs Individual Centered Career
وأخيرآ ... التدريب ليس فقط عبارة عن عمليات تعلم معارف وطرق وسلوكيات جديدة تؤدي إلى تغيرات في قابلية الأفراد لأداء أعمالهم وإنما يتخطى ذلك إلى تعلم الرؤى والرسالة والمهمة والأهداف والاستراتيجيات والممارسات والسياسات والفلسفات فهو نمذجة للسلوك. وهو بذلك عنصر مهم من عناصر التنمية الإدارية الابداعية للمنظمات. لذا فإن المنظمات التي تتبنى تطبيق المفاهيم والمصطلحات الحديثة تحتاج إلى إحداث تغيير في سلوك واتجاهات وقيم وقناعات الأفراد العاملين من خلال غرس مهارات هذه المفاهيم مثل التعاون والعمل الجماعي والمشاركة في اتخاذ القرار والرقابة الذاتية وأهمية العمل وفتح قنوات الاتصال ولا يمكن تحقيق ذلك إلا من خلال تهيئة الأفراد وتدريبهم على تلك المهارات بصورة سليمة فلا معنى أن نتوقع من العاملين أداء أعمالهم بمهارة عالية دون أن يتم تدريبهم مسبقا، وإلا سيؤدي ذلك إلى مقاومة أي عملية تطوير .

#سفيان_منذر_صالح (هاشتاغ)      

---

اشترك في قناة ‫«الحوار المتمدن» على اليوتيوب
حوار مع الكاتب البحريني هشام عقيل حول الفكر الماركسي والتحديات التي يواجهها اليوم، اجرت الحوار: سوزان امين	حوار مع الكاتبة السودانية شادية عبد المنعم حول الصراع المسلح في السودان وتاثيراته على حياة الجماهير، اجرت الحوار: بيان بدل

كيف تدعم-ين الحوار المتمدن واليسار والعلمانية على الانترنت؟

تابعونا على:

الفيسبوك

التويتر

اليوتيوب

RSS

الانستغرام

لينكدإن

تيلكرام

بنترست

تمبلر

بلوكر

فليبورد

الموبايل

كيفية إشراك-إيصال مواضيعكم أو مواضيع تهمكم  إلى اكبر عدد ممكن من القراء والقارئات