تبسيط الاجراءات ليحب المواطن الدولة

عبد الرحمن تيشوري

الحوار المتمدن-العدد: 3739 - 2012 / 5 / 26 - 15:01
المحور: الادارة و الاقتصاد
    

1- مفهوم تبسيط الإجراءات :
يرتبط في الذهن أن تبسيط الإجراءات يعني تقليل خطوات العمل واختصارها بهدف راحة طالب الخدمة ، حتى ولو كان ذلك على حساب عملية الرقابة والدقة في الأداء، ولذلك فعندما تطول خطوت العمل ( من وجهة نظر صاحب الشأن ) فأنه أول ما يتحدث يلعن الإجراءات والتعقيدات الإدارية والتي لا داعي لها على الإطلاق من وجه نظره .
ويرتبط طول الخطوات المطلوبة بكثرة الأوراق والمستندات المطلوبة وكثرة المراجعات والتوقيعات وما يترتب على ذلك من طول الوقت المستغرق لإنجاز المهمة .
وظل هذا المفهوم بمعناه السابق شائعاً حتى لوقتنا هذا ، دون أن يكون هناك تأكيداً لهذا المعنى وصحته أو نفيٍ له، ولعل السبب في بقاء هذا المعنى وشيوعه يرجع إلى:
1– أن بعض المفكرين والكتاب في الإدارة والتنظيم يعتقدون ذلك وعلى اقتناع كامل
2– أن المراجع في هذا الموضوع غير متوافرة بالقدر الكافي وبالتالي فلا يوجد قراء كثيرون لهذا الفرع من فروع المعرفة .
3– قلة برامج التدريب بالنسبة لتبسيط الإجراءات .
4-تأثير الواقع والممارسة ومل يحدث فيهما ، على بقاء هذا المفهوم
المفهوم الصحيح لتبسيط الإجراءات
تبسيط الإجراءات يعني :
تحليل جميع العناصر التي تؤثر على أداء العمل في الحاضر والمستقبل ، حتى يكون في الشكل المحقق للهدف وذلك من خلال برنامج رسمي مخطط وبصرف النظر عن القائم بهذا النشاط ومن الملاحظ أن عملية التحليل لعناصر العمل قد يترتب عليها اختصار إجراءات وخطوات وقد لا يترتب عليها ذلك فقد يتضح أنها في أحسن صورها على الأقل في الوقت الحالي إلى أن يحدث مستجدات في العمل أوفي التنظيم وبذلك فإن عملية التبسيط تشمل معاني أوسع مما سبق ، فقد تتضمن دليلاً للإجراءات، وقد تتضمن الترتيب الصحيح لأماكن العمل .
2-خطوات تبسيط الإجراءات :
1. تحديد مشكلة الإجراءات : المشكلة – أسبابها – مظاهرها
2. وضع المقترحات ومناقشتها وصياغتها
3. التنفيذ والمتابعة للإجراءات الجديدة
3-أهمية تبسيط الإجراءات :
إن تبسيط الإجراءات في أي منظمة (شركة – مديرية- محافظة-) دليل على وعي رجال الإدارة والعاملين بها وإذا كان الأداء الاقتصادي والوفورات المحققة لا زالوا يمثلون المؤشر الرئيسي لنجاح المنظمة .
فإنه قد أجريت دراسة على 92 شركة أمريكية لمعرفة الوفورات التي تحققها عملية التبسيط واتضح أن الوفورات قد تصل إلى مليون دولار في السنة .
يضاف إلى ما تقدم :
ما تحققه عملية تبسيط الإجراءات من انعكاسات إيجابية على سلوك الموظف والجمهور وهما أساس النجاح في أي منظمة من المنظمات .
نلاحظ أن التبسيط يحقق الآتي :
• عندما تكون الخطوات لكل عمل معروفة فإن الاستفسارات تقل أو لا توجد ، وما يترتب على ذلك من عدم تأخر الأعمال كما أن انسياب وتسلسل الخطوات يؤدي إلى ذلك أيضاً .
• ويترتب على النقطة السابقة توفير الوقت لدى الموظفين واستغلاله في إنجاز مهام أخرى ، وتوفير الوقت يكون بالنسبة للتنفيذي أو الرئيس وذلك نتيجة غياب الاستفسارات والرد عليها .
• عندما تدرس الإجراءات وتبسط فإن عمل كل وحدة وكل موظف يكون معروفاً ومحدداً وبالتالي تسهل عملية الرقابة وتحديد المسؤولية ، وأين يقع التقصير .
• أن توزع الاختصاصات بالكم المناسب على الإدارات والأقسام والأفراد لا يتحقق إلا من خلال دراسة الإجراءات دراسة متأنية وعملية .
• وكما تساعد عملية التبسيط في تحديد العبء المناسب فإنها تساعد على تحديد العمل ونوعه والذي يتلاءم مع قدرات كل موظف وبحيث يكون الفرد في مكانه الصحيح .
• ونظراً لأن عملية التبسيط للإجراءات في أي دائرة أو جهة تتضمن دراسة المستندات والنماذج المستخدمة والمتداولة ، فإن هذا يتطلب فحصها والعمل على دقتها وحذف غير الملائم منها ، وتصبح في أفضل شكل لها .
• وعندما يشعر الجمهور (سواء الداخلي أو الخارجي) بأنه محل اهتمام ، وأن الدائرة تحرص على راحته بكل الوسائل فإن ذلك يؤدي بالتأكيد إلى زيادة وتقوية الانتماء وما يترتب على ذلك من تدعيم مركز الدائرة .
ومن أجل المزايا المشار إليها فإن بعض المنظمات بدأت في إنشاء وحدات إدارية جديدة تتركز مهامها في دراسة الإجراءات وخطوات إنجاز الأعمال المختلفة وجعلها في الشكل الذي يحقق أهداف الدائرة ومصالح الجماهير وتكون مهمة هذه الإدارات ضرورية للغاية في حالة أي تعديل تنظيمي أو إضافة أنشطة جديدة أو تعريف العاملين الجدد بنظم وخطوات العمل المتبعة.
4-أدوات تبسيط الإجراءات
1- النافذة الواحدة .( ودراسة احد تطبيقاتها وهي التراخيص )
2- اللامركزية وتفويض الصلاحيات.
3- استخدام التكنولوجيا الحديثة ( أتمتة العمل )
1- النافذة الواحدة
تتجه معظم مؤسسات القطاع العام في سورية نحو استخدام التطور التكنولوجي والتقني والمعلوماتي في إدارتها بهدف تقديم الخدمات للمواطن وفق نموذج حضاري وتوفير الوقت والجهد من خلال افتتاح صالات النافذة الواحدة .
ومن أجل تبسيط الإجراءات وتطوير العلاقة مع المواطن والمراجع والمستثمر أطلقت محافظة طرطوس مشروعها الخدمي المتميز النافذة الواحدة الذي يعنى بالشؤون الخاصة والعامة من خلال أسلوب عملي تطبيقي في تبسيط الإجراءات وتقليل معاناة المواطن). خدمات خاصة بامور مجلس المدينة )
وهناك مبادرة جيدة هي تجميع كوة تسديد فواتير الماء والكهرباء والهاتف في شركة مياه طرطوس
هذا المشروع سيرفع مستوى الخدمات المقدمة إلى المواطنين من أجل قضاء حاجاتهم بيسر وسهولة ودون عراقيل من خلال نشر القواعد والإجراءات المطلوبة والثبوتيات اللازمة‏. بكل وسائل النشر ومن خلال لوحة الكترونية معلقة في مكان تقديم الطلب.‏
السيد محافظ طرطوس وخلال عملية الافتتاح أكد أن مبدأ العمل بالنافذة الواحدة هو الجزء الأساسي والخطوة الأهم من خطوات تطبيق وتنفيذ الحكومة الالكترونية من خلال اعتماد النظام الحاسوبي والآلي والشبكة الالكترونية المشتركة والأتمتة واستخدام المعلومات وتقانة الاتصالات الحديثة والمعاصرة أيضاً.‏
وتعني النافذة الواحدة جمع الإدارات ذات الصلة في صالة واحدة وإعطاء الصلاحيات للعاملين بالتوقيع على المعاملة دون الحاجة للعودة إلى إداراتهم‏
فبسبب تزايد متطلبات وحاجات ومطالب المواطنين الذي نشهده اليوم والذي يغطي كافة جوانب الحياة فإن إقرار وتنفيذ مشروع النافذة الواحدة أصبح ضرورة حيوية وعاجلة وهامة .‏
أيضاً فإن تنفيذ هذا المشروع يعزز المنافسة الشريفة بين الهيئات الحكومية في تقديم خدماتهم والإسراع بإنجازها قدر المستطاع وبأقل زمن ممكن وهذا بدوره يقلل التكلفة وخاصة الورقية فالعمل سوف يتم في بيئة غير ورقية لاعتمادنا نظام الربط الالكتروني ووضع أسس ومعايير موضوعية.‏
إن تطبيق مبدأ النافذة الواحدة بالشكل الصحيح يؤدي إلى محاربة الفساد والحد من التسيب والترهل الإداري.‏
وقد كلفنا من قبل السيد المحافظ بالعمل لتطوير النافذة الواحدة - اثناء تدريب من قبل المعهد الوطني للادارة –
قمنا باقتراح عدة أمور لتطوير عمل النافذة الواحدة وإدخال أكثر من موضوع فيها من هذه المقترحات :
- أتمتة قرارات المكتب التنفيذي السابقة من عام 1980 ولغاية الوقت الحاضر وإدخالها ضمن النافذة الواحدة لتسهيل الرجوع إليها من قبل المواطن أو الجهة الطالبة ويتم ذلك عن طريق إدخالها إلى الحاسب عن طريق ماسح ضوئي وبرنامج مصمم لذلك وتخزينها في مخدم رئيسي وحفظ نسخ احتياطيه عنها .
- بالنسبة للتراخيص التي تعتبر من تطبيقات النافذة الواحدة نقترح وجود لجنة تمثل جميع المديريات (مندوب من كل مديرية مفوض بالتوقيع والكشف حيث تقوم اللجنة بالكشف في يوم واحد كل مندوب يكشف عما يخص جهته مما يسرع منح الترخيص)
- أتمتة القرارات المحلية والمركزية ضمن النافذة الواحدة لسهولة الرجوع إليها وتصديقها عندما يتم طلبها من قبل جهة معينة .








وقد تم في محافظة طرطوس فتح عدة صالات للنافذة الواحدة لتسهيل الإجراءات على المواطنين منها
1- النافذة الواحدة في مديرية النقل حيث تضم كافة الدوائر ذات العلاقة التشاركية مع مديرية النقل حيث يستطيع المواطن ترخيص المركبة أو نقلها ضمن هذه الصالة بدون مراجعة أية جهة أخرى
2- النافذة الواحدة – غير كاملة - في فرع المرور من اجل منح وتجديد رخص القيادة .

3- النافذة الواحدة في مديرية التربية – غير ناجحة –

4- مركز خدمة المواطن – تجربة جيدة وناجحة -

#عبد_الرحمن_تيشوري (هاشتاغ)      

---

اشترك في قناة ‫«الحوار المتمدن» على اليوتيوب
حوار مع الكاتب البحريني هشام عقيل حول الفكر الماركسي والتحديات التي يواجهها اليوم، اجرت الحوار: سوزان امين	حوار مع الكاتبة السودانية شادية عبد المنعم حول الصراع المسلح في السودان وتاثيراته على حياة الجماهير، اجرت الحوار: بيان بدل

كيف تدعم-ين الحوار المتمدن واليسار والعلمانية على الانترنت؟

تابعونا على:

الفيسبوك

التويتر

اليوتيوب

RSS

الانستغرام

لينكدإن

تيلكرام

بنترست

تمبلر

بلوكر

فليبورد

الموبايل

كيفية إشراك-إيصال مواضيعكم أو مواضيع تهمكم  إلى اكبر عدد ممكن من القراء والقارئات