وظائف الإدارة وتطبيقاتها المدرسية

أحمد جميل حمودي

الحوار المتمدن-العدد: 2349 - 2008 / 7 / 21 - 10:37
المحور: التربية والتعليم والبحث العلمي
    

تتضمن العملية الإدارية الوظائف الأساسية التالية:
أولا:التخطيط:planning
التخطيط في الإدارة المدرسية هو العنصر الأساسي في تحقيق سلامة العمل الإداري، حيث إن العمل الإداري يجب أن يكون مخططا بدقة قبل بداية العمل الدراسي، لذلك يجب أن يضع مدير المدرسة خطة عمل تغطي كافة الأنشطة الإدارية التي يقوم بها أثناء الدوام المدرسي من بدايته لنهايته.
ويعرّف التخطيط على وجه العموم :"التنبؤ بالمستقبل والاستعداد له". أما على وجه الخصوص أي في سياق علم الإدارة فيعرف:"تحديد طريقة سير الأنشطة التنظيمية اللازمة لتحقيق الأهداف التربوية المنشودة فالتخطيط يجيب عن الأسئلة التالية :
1-ماذا نريد أن نفعل؟
2-أين نحن الآن من ذلك الهدف؟
3 - ما هي العوامل التي ستساعدنا أو ستعيقنا من تحقيق الهدف؟
4- ما البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف؟
5- وما هو البديل الأفضل؟
ومن خلال التخطيط فانه يحقق النتائج التالية:
- تحديد الموارد المطلوبة
- تحديد عدد ونوع الموظفين(مدراء،مشرفين،فنيين...)
- تطوير قاعدة البنية التنظيمية حسب الأعمال التي يجب أن تنجز
- تحديد المستويات القياسية في كل مرحلة.
ويمكن تقسيم التخطيط حسب الهدف منه إلى ثلاث فئات:
1- التخطيط الاستراتيجي:يحدد فيه الأهداف العامة للمنظمة.
2- التخطيط التكتيكي:يهتم بتنفيذ الخطط الإستراتيجية على مستوى الإدارة الوسطى.
3- التخطيط التنفيذي:يركز على تخطيط الاحتياجات لانجاز المسؤوليات المحددة للمدراء و الأقسام والإدارات المدرسية.
خطوات إعداد الخطط التنفيذية: يقوم مدير المدرسة بوضع الخطط التنفيذية الآتية:
1- تحديد الأهداف المستقبلية.
2- تحليل وتقييم البيئة:تحليل الوضع الحالي والموارد المتوفرة لتحقيق الأهداف.
3- تحديد البدائل:بناء قائمة من الاحتمالات لسير الأنشطة التي ستقود تجاه الأهداف.
4- تقييم البدائل:عمل قائمة بناء على المزايا والعيوب لكل احتمال من احتمالات سير الأنشطة.
5- اختيار الحل الأمثل:اختيار الاحتمال صاحب أعلى مزايا وأقل عيوب فعلية.
6- تنفيذ الخطة:تحديد من سيتكفل بالتنفيذ وما هي الموارد المعطاة له وكيف ستقيّم الخطة وتعليمات إعداد التقارير
7- مراقبة وتقييم النتائج:التأكد أن الخطة تسير مثل ما هو متوقع لها وإجراء التعديلات لها.
ثانيآ:التنظيم:organizing(وظائف الادارة)
عرّف عدّة تعريفات:
• "يبين العلاقات بين الأنشطة والسلطات(فايول)
• "هو عملية دمج الموارد البشرية والمادية من خلال هيكل رسمي يبين المهام والسلطات(ارين بلنكت,ريموند اتنر)
• وعلى وجه العموم يمكن أن يعرّف التنظيم"هو كيفية توزيع المسؤوليات والمهمات على الأفراد العاملين في المؤسسة التربوية".
أنشطة التنظيم:هناك أربعة أنشطة بارزة في التنظيم:
1- تحديد أنشطة العمل التي يجب أن تنجز لتحقيق الأهداف التنظيمية
2- تصنيف أنواع العمل المطلوبة ومجموعات العمل إلى وحدات عمل إدارية
3- تفويض العمل إلى أشخاص آخرين مع إعطائهم قدر مناسب من السلطة
4- تصميم مستويات اتخاذ القرارات
أبعاد التنظيم:
- العملية التنظيمية ستجعل تحقيق غاية المدرسة- المحددة سابقا في عملية التخطيط - أمرا ممكنا
- توضيح بيئة العمل:المهام والمسؤوليات المكلف بها كل فرد والتقسيم التنظيمي يجب أن يكون واضحا ونوعية وحدود السلطات يجب أن تكون محددة
- تنسيق بيئة العمل:الفوضى يجب أن تكون في أدنى مستوياتها والروابط بين وحدات العمل المختلفة يجب أن تنمى وتطور
- الهيكل الرسمي لاتخاذ القرارات:العلاقات الرسمية بين الرئيس والمرؤوس تتيح انتقال الأوامر بشكل مرتب عبر مستويات القرارات.
خطوات التنظيم:
1- احترام الخطط والأهداف:الخطط تملي على المنظمة الغاية والأنشطة التي يجب أن تسعى لانجازها وأيضا قد تنشأ علاقات جديدة بين مستويات اتخاذ القرار. فالتنظيم سينشأ الهيكل الجديد للعلاقات
2- تحديد الأنشطة الضرورية لانجاز الأهداف:يجب إعداد قائمة بالمهام الواجب انجازها ابتداء بالأعمال المستمرة وانتهاء بالمهام التي تنجز لمرة واحدة
3- تصنيف الأنشطة:المدراء مطالبون بانجاز ثلاث عمليات:
- فحص كل نشاط تم تحديده لمعرفة طبيعته
- وضع الأنشطة في مجموعات بناء على هذه العلاقات
- البدء بتصميم الأجزاء الأساسية من الهيكل التنظيمي
4 - تفويض العمل والسلطات:مفهوم الحصص كقاعدة لهذه الخطوة هو أصل العمل التنظيمي في بدء الإدارة:الطبيعة،الغاية،المهام.وأداء الإدارة يجب أن يحدد أولا كأساس للسلطة هذه الخطوة مهمة في بداية وأثناء العملية التنظيمية.
5-تصميم العلاقات:هذه الخطوة تحدد العلاقات الرأسية والأفقية في المنظمة ككل, فالهيكل الأفقي يبين من هو المسؤول عن كل مهمة, أما الرأسي فيقوم بالتالي:أ- يعرّف علاقات العمل بين الإدارات العاملة ب- يجعل القرار النهائي تحت السيطرة.
متطلبات إعادة التنظيم في المدرسة:
1-ضمان القدرة على المنافسة والقدرة على التكيف مع المتطلبات المتغيرة.
2- تكوين هياكل تنظيمية تساند متطلبات العلم في عصر تقانة المعلومات وتتيح الفرصة لعملية الإبداع والابتكار في مجالس التدريس والتعليم.
3- تحسين خدمة تقديم المواد والبرامج.
4- تقليل التكاليف.
5- زيادة الكفاية والفعالية.
6- زيادة قدرة المدرسة على تبني ثقافة قطاع الأعمال ونظرياته في الإنتاج والإدارة.
7- مساعدة المدرسة على الاندماج في الشبكات والتنظيمات في عصر العولمة. 8-المساعدة على ايجاد برامج تعليم تتميز بالمرونة والتنوع.
9- الاتجاه نحو اللامركزية وتفويض المزيد من الصلاحيات للقائمين على العملية التعليمية.
10- تشجيع التعاون والاعتماد على فرق العمل بين القائمين على العملية التعليمية.
11- الاستثمار في الموارد البشرية وتنميتها.
دور القائد التربوي(المدير)في إعادة التنظيم في التعليم:
-امتلاك رؤية واضحة وتحديد الاتجاهات المطلوبة.
- الحذر من القرارات غير الموضوعية القائمة على الميول الذاتية.
- إعادة بناء وهيكلة التنظيم المؤسسي من خلال إحداث التغييرات في البناء المدرسي للمدرسة بما فيها التنظيم المدرسي والجدول المدرسي والأدوات الوظيفية...
-إعادة بناء النسق الثقافي في المدرسة وتتضمن إحداث التغييرات في الأنظمة المتصلة بالنماذج والقيم والدوافع والمهارات والعلاقات التنظيمية مما يؤدي إلى تعزيز أساليب ووسائل جديدة للعمل الجماعي التعاوني ينعكس أثرها مباشرة في إحداث فرق ملموس في عمليتي التعلم والتعليم داخل المدرسة.
- تطوير رؤية عامة مشتركة للمدرسة تتضمن الآفاق المستقبلية للمدرسة.
- بناء ثقافة مؤسسية مشتركة تعني بالقيم التنظيمية.
- بناء اتفاق جماعي بخصوص أهداف المدرسة وأولوياتها .
- مراعاة الحاجات الفردية للعاملين والعمل على تلبيتها.
- هيكلة التغيير وترسيخه في ثقافة المؤسسة.
- نشر السلطة والمعلومات بصورة واسعة في أنحاء التعليم(إتاحة المعلومات).
أساليب تنظيم المدرسة:
1- في مجال إدارة المدرسة:
أ- أسلوب مشاركة العاملين.
ب- عدم المحاباة أو التفرقة بين العاملين.
ج- توزيع المسؤوليات في ضوء تخصص وقدرات كل معلم.
د-الحزم مع اللين.
2- في مجال تنظيم المدرسة:
-المرونة بالدرجة الكافية.
-التركيز على المادة الدراسية.
-التركيز على النشاطات المدرسية.
-التعلم الذاتي داخل الفصل وخارجه.
-النمو الوظيفي للعاملين.
- تشجيع روح عمل الفريق الواحد.
3- في مجال اتخاذ القرار:
- أن لا يكون القرار فرديا.
- مشاركة البعض في اتخاذ قرار متعلق بشؤون الدراسة.
- إعطاء دور للتلاميذ للمشاركة في اتخاذ القرار.
- اتخاذ القرار في حضور جميع الأطراف المتعلقة بالقرار.
- مراجعة الإدارة التعليمية بعد اتخاذ القرار.
ثالثا:التوجيهdirecting(وظائف الادارة)
بمجرد الانتهاء من صياغة خطط المنظمة وبناء هيكلها التنظيمي وتوظيف العاملين بها تكون الخطوة التالية هي:توجيه الناس باتجاه تحقيق الأهداف التنظيمية.ووظيفة التوجيه يشار إليها أحيانا التحفيز أو العلاقات الإنسانية.وإذا أراد أي شخص أن يكون مشرفا أو مديرا فعّالا عليه أن يكون قياديا فعّالا فحسن مقدرته على توجيه الناس يبرهن مدى فعاليته.
متطلبات التوجيه:بصفة الإداري موجها للآخرين عليه:
- معرفة الحقائق عن الحالة.
- التفكير في الأثر الناجم عن القرار المتخذ على المهمة.
- الأخذ بعين الاعتبار العنصر البشري عند اتخاذ القرار.
- التأكد من أن القرار الذي تم اتخاذه هو القرار السليم الذي كان عليه اتخاذه.
- تفويض المهام الأولية لجميع العاملين.
- متابعة كل شخص يتم تفويضه.
إرشادات القائد التربوي حول عملية التوجيه:
- عدم جعل التوجيه نزاعا من اجل السلطة.
- تجنب الأساليب الخشنة.
- الانتباه للكلمات:يجب مراقبة نبرة الصوت فمعظم الناس الذين يعارضون الأوامر لأنها بنيت على الطريقة التي أصدرت فيها هذه الأوامر.
- عدم الافتراض أن الموظفين فهموا كل شيء:إعطاء الموظفين فرصة لطرح الأسئلة ومناقشة الأهداف.
- التأكد من الحصول على التغذية الراجعة بالطريقة الصحيحة.
- عدم إعطاء الكثير من الأوامر:المعلومات الزائدة عن الحد مثبطة للعاملين ،أي جعل التعليمات مختصرة ومباشرة.
- الانتظار حتى ينتهي العاملون من العمل الأول قبل الطلب منهم البدء في عمل ثان.
- إعطاء التفاصيل المهمة فقط.
- الانتباه للتعليمات المتضاربة.
- عدم اختيار العامل المستعد للعمل فقط بل إعطاء الأشخاص الصعب قيادتهم نصيبهم من العمل الصعب أيضا.
- عدم تمييز أي شخص
رابعا: الرقابة:) controlling( وظائف الادارة)
الرقابة هي المعنية بمتابعة كل من هذه الوظائف السابقة لتقييم أداء المنظمة تجاه تحقيق أهدافها.
خطوات العملية الرقابية:
1-إعداد معايير الأداء: المعيار أداة قياس كمّية أو نوعية صممت لمساعدة مراقب أداء الناس.المعايير تستخدم لتحديد التقدم أو التأخر عن الأهداف والمعايير المستخدمة وهي :
أ- المعايير الإدارية تتضمن عدة أشياء كالتقرير واللوائح وتقييمات الأداء.تعبر المقاييس الإدارية عن من ومتى ولماذا العمل؟مثال:يطالب مدير المدرسة بتقرير شهري من كل المعلمين يبين ما تم عمله خلال الشهر.
ب- المعايير التقنية:يحدد ماهية وكيفية العمل وهي تطبّق على طرق الإنتاج و العمليات والمواد والآلات.
2- متابعة الأداء الفعلي :هذه الخطوة تعتبر مقياس وقائي.
3- قياس الأداء:يقيس المدراء الأداء ويحددون إن كان يناسب المعايير المحددة لاتخاذ الإجراءات اللازمة.
4-تصحيح الانحرافات عن المعايير:تحديد الإجراء الصحيح الواجب اتخاذه يعتمد على ثلاثة أشياء :
- المعايير.
- دقة القياسات التي بينت وجود الانحراف.
- تحليل أداء الشخص لمعرفة أسباب الانحراف.
إجراءات العملية الرقابية:
1- متابعة طرفي التعليم(المعلم و المتعلم) والعلاقة بينهما:مثل متابعة:- غياب الطلاب- تأخرهم- تأخر المعلمين - مشكلات الطلاب مع المعلمين - مشكلات الطلاب مع بعضهم
2- متابعة أو مراقبة وضع خطط العمل وتنفيذها:مثل متابعة:- جدول الحصص الأسبوعي- خطط الزيارات الميدانية وتنفيذها - جدول اللقاءات والاجتماعات مع المعلمين وأولياء الأمور - خطط برامج النشاط والإرشاد الطلابي - برامج تحسين الأداء.
3-متابعة نظم العمل وإجراءاته:مثل :- غياب وتأخر العاملين - استخدام المرافق العامة للمدرسة - توزيع الطلاب على الفصول - توزيع المواد الدراسية على المعلمين - توزيع حصص المواد الدراسية على ساعات اليوم الدراسي - تطبيق الثواب والعقاب.
4المحافظة على أوقات الدوام: ويمكن التحقق من ذلك من خلال: -الانصراف والحضور في الوقت المحدد - التواجد خلال ساعات العمل - الإجازات و الاذونات - الغياب.
5- متابعة مدى تقبّل التوجهات:يمكن ملاحظة ذلك من خلال:- الاستجابة للتوجيهات وتنفيذها - تقبل النقد بصدر رحب - نماذج من اثر التوجيهات على مستوى الأداء - التفاعل الايجابي مع التوجيهات الفنية و الإدارية.

#أحمد_جميل_حمودي (هاشتاغ)      

---

اشترك في قناة ‫«الحوار المتمدن» على اليوتيوب
حوار مع الكاتب البحريني هشام عقيل حول الفكر الماركسي والتحديات التي يواجهها اليوم، اجرت الحوار: سوزان امين	حوار مع الكاتبة السودانية شادية عبد المنعم حول الصراع المسلح في السودان وتاثيراته على حياة الجماهير، اجرت الحوار: بيان بدل

كيف تدعم-ين الحوار المتمدن واليسار والعلمانية على الانترنت؟

تابعونا على:

الفيسبوك

التويتر

اليوتيوب

RSS

الانستغرام

لينكدإن

تيلكرام

بنترست

تمبلر

بلوكر

فليبورد

الموبايل

كيفية إشراك-إيصال مواضيعكم أو مواضيع تهمكم  إلى اكبر عدد ممكن من القراء والقارئات